Seite drucken
Service und Infos Häufig gefragt

Wie ist mit Aufwendungen für Mitarbeitende und Dritte (Geschenke, Zuwendungen etc.) umzugehen? - ergänzende Hinweise

■ Antwort von: Herrn Ulrich Neumann, HA Personal und Verwaltung, 30.01.2018

Der Umgang bspw. mit Geschenken und Sachzuwendungen ist in der Leitlinie „Zuwendungen" geregelt. Wir möchten Sie erneut auf die steuerrechtliche Perspektive aufmerksam machen und Sie um Beachtung folgender Hinweise bitten:

Aus steuerrechtlicher Sicht wird bei den Aufwendungen (Geschenke, Zuwendungen etc.) zwischen Aufwendungen an eigene Mitarbeitende und an Dritte (Fremde, Geschäftspartner, etc.) unterschieden. Hierunter sind allerdings kein Bargeld und keine Überweisung zu verstehen.

Je nach Zuordnung sind unterschiedliche Grenzwerte zu beachten:
Bei Geschenken oder Sachzuwendungen an eigene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter besteht im Rahmen von § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG die Möglichkeit innerhalb der Freigrenze i.H. von 44 € pro Monat diese Zuwendungen Steuer- und sozialversicherungsfrei auszuzahlen. Lediglich bei besonderen Anlässen, wie z.B. bei einem Dienstjubiläum, wird diese Freigrenze auf 60 € pro Monat angehoben.

Im Falle der Überschreitung dieser Freigrenze unterliegt der komplette Betrag (inkl. MwSt.) der Steuerpflicht. Gem. § 37b Abs. 2 EStG besteht für den Arbeitgeber die Möglichkeit im Rahmen einer Pauschalsteuerabgabe i.H. von 30 % die Steuerabgaben zu übernehmen. Allerdings sind beim Überschreiten dieser Freigrenze Sozialversicherungsbeiträge zu entrichten, die bei jedem Mitarbeitenden individuell über die Verdienstabrechnung einzubehalten sind und zu einer tatsächlichen Belastung führt.

Aus diesem Grund ist es wichtig, dass Sie zukünftig bei Geschenken oder Sachzuwendungen darauf achten, dass der Bruttobetrag pro Mitarbeitenden die Freigrenze i.H. von 44 € bzw. 60 € pro Monat bei besonderen Anlässen nicht überschreitet.

Anders verhält es sich bei Geschenken oder Sachzuwendungen, die für Dritte bestimmt sind. Hierbei ergibt sich beim Überschreiten des Grenzwertes für Streuwerbeartikel i.H. von 10 € eine Steuerpflicht. Gem. § 37b Abs. 1 EStG besteht für den Arbeitgeber ebenfalls die Möglichkeit der Pauschalversteuerung. Anders als bei eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sind jedoch unabhängig des Grenzwertes keine Sozialversicherungsbeiträge zu entrichten. Um eine ordnungsgemäße Verbuchung zu gewährleisten, schreiben Sie bitte zu jedem Geschenk den Namen, Anlass und ob es sich um einen eigenen Mitarbeitenden oder Dritten handelt. Bei mehreren Geschenken ist eine Liste anzuhängen.

Wir bitten Sie zukünftig die Grenzwerte für Geschenke und Zuwendungen insbesondere bei den eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern einzuhalten, um eine Steuer- und Beitragspflicht zu vermeiden. Geben Sie diese Information auch an Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen weiter.

Ergänzende Hinweise aufgrund von Rückfragen:

In dieser Konkretisierung beziehen wir uns auf den Abschnitt, in dem die Freigrenzen für eigene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aufgeführt sind. Bezogen auf die Freigrenzen ist fest zuhalten, dass diese nebeneinander gelten. Gem. § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG besteht für den Arbeitgeber die Möglichkeit für jeden Mitarbeitenden Sachbezüge, die aus keinem persönlichen Anlass gewährt werden, i.H.v. 44 € monatlich Steuer- und sozialversicherungsfrei auszuzahlen. Bei besonderen persönlichen Anlässen, wie z.B. einem Dienstjubiläum oder einem Geburtstag, gilt gem. LStR R 19.6 Abs. 1 die Freigrenze i.H.v. 60 € pro Ereignis. Diese ereignisbezogene Freigrenze ist aber nicht zu der monatlichen Freigrenze von 44 € hinzuzurechnen. In diesem Zusammenhang weisen wir Sie noch darauf hin, dass die Freigrenzen nicht pro Kostenstelle o.ä. gelten, sondern individuell pro Mitarbeitenden zu betrachten sind.

Wichtig ist, dass beide Freigrenzen getrennt voneinander auf eine Überschreitung zu prüfen sind, wobei der Betrag inkl. MwSt. anzusetzen ist. Bei einer Überschreitung ist der Sachbezugswert  grundsätzlich als Steuer- und sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn zu bewerten.

Weitere Rückfragen bezogen sich auf den genauen Umgang mit geringfügig Beschäftigten und ehrenamtlichen Mitarbeitenden. Beide Personengruppen unterliegen den o.g. Freigrenzen für eigene Mitarbeitende, allerdings können die Auswirkungen bei einer Überschreitung aus Steuer- und sozialversicherungsrechtlicher Sicht eine stärkere Auswirkung haben wie gegenüber Mitarbeitenden mit einer sozialversicherungspflichtigen Beschäftigung, da zuvor geringere bzw. keine Beiträge zu zahlen waren.

Eine einmalige Überschreitung der Freigrenze kann bereits zu einer Überschreitung derzulässigen Verdienstgrenze für geringfügig Beschäftigte führen, woraus eine Steuer- und sozialversicherungspflichtige Beschäftigung resultieren kann.

Bei ehrenamtlichen Mitarbeitenden kann aus einer Überschreitung des Freibetrags nach § 3 Nr. 26a EStG ebenfalls ein Steuer- und sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn entstehen, allerdings beschränkt sich dieser auf den über den Freibetrag der ehrenamtlichen Tätigkeit übersteigenden Teil.

Da für jeden Mitarbeitenden eine individuelle Prüfung im Falle einer Überschreitung der Freigrenze durchzuführen ist um mögliche Auswirkungen feststellen zu können, bitten wir Sie nochmals zukünftig die Grenzwerte einzuhalten. Mögliche Steuer- und sozialversicherungspflichtige Beiträge können so vermieden werden.


Für Rückfragen steht Ihnen Frau Linda Bürger, HA Finanzen, Telef.: 05251/125-1311 oder Herr Ulrich Neumann, HA Personal und Verwaltung, Telef.: 05251/125-1656 zur Verfügung.

Die folgenden Schlagworte wurden dem Artikel zugewiesen: Zuwendung
Diese Texte sind eine allgemeine Erstinformation ohne den Anspruch auf Vollständigkeit und Gültigkeit für konkrete Einzelfälle. Trotz gründlicher Prüfung und Recherche kann für die Inhalte keine Haftung übernommen werden. Im Zweifel wird eine Rücksprache mit den zuständigen Fachabteilungen des Erzbischöflichen Generalvikariates empfohlen.
Ihre Ansprechpartner zum Thema sind: Unterstützung der Verwaltung im Pastoralen Raum (Erzbischöfliches Generalvikariat)
Dieser Eintrag wurde am 24.04.2018 von Nadine Küpke bearbeitet.

Ansprechpersonen