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Entscheidungshilfe für die Auswahl eines Buchhaltungsprogramms

Sie möchten Ihre Buchhaltung umstellen auf eine digitale Buchführung? Sie möchten Ihr vorhandenes digitales Programm austauschen?

Vielfältige und sehr unterschiedliche Buchhaltungsprogramme werden angeboten, zugeschnitten auf individuelle Anforderungen und Buchführungskenntnisse.

Dieses Dokument hilft Ihnen bei Ihrer Entscheidung. Werden Sie sich klar, welche Anforderungen Sie an ein Buchhaltungsprogramm stellen. Finden Sie heraus, ob Sie nur das Kassenbuch als „Papierform“ ablösen möchten oder ist für Sie ein ganz umfassendes Buchführungsprogramm die geeignete Lösung.

Die nachfolgende Auflistung ganz unterschiedlicher Anforderungen an ein Buchhaltungsprogramm unterstützt Sie bei der Auswahl des für Sie richtigen Buchhaltungsprogramms.

Im ersten Schritt legen Sie für Ihren Pastoralen Raum fest, welche Anforderungen Sie an ein Buchhaltungsprogramm stellen: Welche sind erforderlich, welche wünschenswert oder nicht notwendig. Als Hilfestellung dient Ihnen eine von uns empfohlene Mindestvoraussetzung an ein Buchhaltungsprogramm (Spalte 1).

In der letzten Spalte der folgenden Auflistung stellen Sie die verschiedenen Buchhaltungsprogramme Ihrer erstellten persönlichen Anforderungsliste gegenüber.

 

empfohlene Mindestvoraus
setzungen an das Programm

Wählen Sie Ihre Anforderung an das Programm

Das Buchhaltungs
programm kann

erforder
lich

wünschens
wert

Nicht notwendig

1. Umfang

Kann das Programm mehrere Kirchengemeinden (=mehrere Mandanten) verwalten?

x

 

 

 

 

Läuft das Programm für eine unbeschränkte Anzahl an Konten bzw. Büchern?

x

 

 

 

 

2. Gestaltung der Buchungen

Können die Kosten unterschiedlichen Gruppen zugeordnet werden? (im folgenden Kostenstelle genannt) Beispiele: Intentionen, Kerzen.

x

 

 

 

 

Kann eine Kostenstelle einen ausreichend langen Namen erhalten?

x

 

 

 

 

Werden fortlaufende Buchungsnummern angeboten?

 

 

 

 

 

Erhält jede Buchung ein Datum und einen Buchungstext? (=Anforderung an eine ordnungsgemäße Buchführung)

x

 

 

 

 

Das Programm bietet ausreichend Platz für den Buchungstext?

 

 

 

 

 

Können Vorlagen für wiederkehrende Buchungen erstellt werden? (spart Zeit!)

 

 

 

 

 

Kann ein zusammengesetzter Buchungssatz erfolgen? Beispiel: Auslagen der Gemeindereferentin für Erstkommunion und Messdiener)

 

 

 

 

 

Sind die Buchungen nachträglich nicht veränderbar? (=Anforderung an eine ordnungsgemäße Buchhaltung!)

 

 

 

 

 

3. Angebote des Programms

Kann die USt getrennt ausgewiesen werden? In unterschiedlichen Sätzen? (z. B. für Bücher und Zeitschriften nur 7% USt)

 

 

 

 

 

Ist eine Auswertung für die Umsatzsteur-Voranmeldung möglich?

 

 

 

 

 

Kann eine Quittung ausgedruckt werden? (z. B. zur Auszahlung der Stipendien an Geistliche)

 

 

 

 

 

Kann eine Spendenbescheinigung und Zuwendungsbestätigung ausgedruckt werden?

 

 

 

 

 

4. Auswertung

Zu jedem Konto bzw. jeder Barkasse ist zu jeder Zeit ein aktueller Bestand verfügbar?

 

 

 

 

 

Kann für die Barkasse jederzeit ein Prüfprotokoll für einen Kassensturz angefertigt werden?

 

 

 

 

 

Kann ein Monatsabschluss bzw. ein Quartalsabschluss erstellt werden?

 

 

 

 

 

Kann am Jahresende jedes Konto abgeschlossen werden?

 

 

 

 

 

Kann eine jährliche Kostenstellen-Auswertung erstellt werden?

 

 

 

 

 

Kann für einen frei gewählten Zeitraum eine Auswertung für jedes Konto erstellt werden?

 

 

 

 

 

Kann jedes Konto für einen frei gewählten Zeitraum nach Kostenstellen ausgewertet werden?

 

 

 

 

 

Ist eine Übersicht über alle Intentionen, Messstipendien und Messstiftungen möglich?

 

 

 

 

 

Ist eine Übersicht über noch nicht bezahlte Intentionen möglich?

 

 

 

 

 

Kann am Ende des Jahres ein Buchungsjournal erstellt werden? (=vollständige chronologische Auflistung aller Buchungen des Jahres)

 

 

 

 

 

Ist eine für die Visitation geeignete Übersicht über Vermögen und Spenden vorhanden?

 

 

 

 

 

Ist eine jahresübergreifende Auswertung möglich?
(Beispiel: Kann im Jahr 2013 eine Auswertung gemacht werden, die in das Jahr 2012 zurückgeht?)

 

 

 

 

 

5. Verbindung zu anderen Programmen

Ist eine Verknüpfung mit dem Kalender möglich, z. B. zur Verbindung der Gottesdienste, Kollekten und Intentionen

 

 

 

 

 

Ist eine Import-/ Export-Funktion vorhanden?
(z. B. in weitere Tabellen, zum Pfarrbrief)

 

 

 

 

 

Ist eine Import-/ Export-Funktion vorhanden zum EGV?
(z. B. Datenbestände des EGV werden übermittelt oder Infos aus der Gemeinde über abzuführende Kollekten bzw. abzuführende Kollekten werden automatisch bearbeitet)

 

 

 

 

 

Ist ein Online-Banking direkt aus dem Programm möglich?

 

 

 

 

 

Ist Online-Banking vorhanden: Ist das Programm SEPA-fähig?

 

 

 

 

 

Falls kein Online-Banking möglich ist: Ist eine Schnittstelle für eine andere Online-Banking-Software vorhanden? (z. B. zu Profi-Cash)

 

 

 

 

 

7. Zuschnitt auf den Nutzer

Sind Kenntnisse in der Buchführung sinnvoll für die Bedienung des Programms? (Sind ausreichend Kenntnisse vorhanden?)

 

 

 

 

 

Welche Software ist zugrunde gelegt? (Arbeiten Sie schon mit der Software/Ist Ihnen die Software bekannt?)

 

 

 

 

 

Sind Kenntnisse in einer speziellen Software vorausgesetzt/sinnvoll? Werden sie erfüllt?

 

 

 

 

 

Gibt es unterschiedliche Nutzerprofile für Anfänger, Fortgeschrittene und Buchungs-Profis?

 

 

 

 

 

Gibt es für wiederkehrende Einnahmen und Ausgaben eine Wiedervorlagefunktion?

 

 

 

 

 

8. Allgemeines zum Programm

Lässt sich das Programm leicht bedienen? Ist die Eingabemaske bedienerfreundlich?

 

 

 

 

 

Bietet der Anbieter des Programms Anwenderhilfen an? (gutes Handbuch)

 

 

 

 

 

Bietet der Anbieter Schulungen an? (Kosten der Schulungen?)

 

 

 

 

 

Wie sicher ist das Programm? Gibt es automatische Backups?

 

 

 

 

 

Läuft das Programm auf dem vorhandenen Rechner mit der vorhandenen Software?

 

 

 

 

 

Ist das Programm lauffähig auf einem Datenstick? (für einen Ehrenamtlichen und seinen Rechner)

 

 

 

 

 

Kosten pro Monat/pro Jahr; Kosten pro Update, Kosten für Lizenzen o. a. - Rechnen Sie die Kosten aus für einen Vergleichszeitraum, z. B. für ein Jahr.

 

 

 

 

 

Ist es möglich, die Daten zu sichern und im Falle des Datenverlustes zurückzusichern?

 

 

 

 

 

Die folgenden Schlagworte wurden dem Artikel zugewiesen: Buchhaltung, Kassenbuch
Dieser Eintrag wurde am 25.07.2016 von Nadine Küpke bearbeitet.