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Büroalltag organisieren Archiv/Registratur führen

Entscheidungshilfe bei Fragen der Kassation

■ Erstellt von: Michael Streit, Erzbistumsarchiv, 17.06.2019

Grundsätzlich gilt: Bestände die von 1950 oder früher sind, werden überhaupt nicht kassiert. Diese machen ohnehin nur knapp 20% der Gesamtbestände aus. Viele Akten aus dieser Zeit sind durch Krieg u.ä. verloren gegangen und zur Dokumentation dieser Epoche ist alles Material erforderlich, das erhalten blieb.

Sakramentenanmeldungen 

Grundsätzlich sind die zu überliefernden Informationen in den Kirchenbüchern enthalten, die Anmeldungen können daher dann vernichtet werden, wenn ein Visitator (Dechant oder Bischof) den Führer des Buches (i.d.R. den Pfarrer) durch Gegenzeichnung für diese Aufgabe die Entlastung erteilt hat.

  • Formulare „Anmeldung zur Taufe“
    (nach Sakramentenspendung, Registereintrag und nächster Visitation)
  • Formulare „Anmeldung zur Ersten Hl. Kommunion“
    (nach Sakramentenspendung, Registereintrag und nächster Visitation)
  • Formulare „Anmeldung zur Firmung“
    (nach Sakramentenspendung, Registereintrag und nächster Visitation)
  • Brautexamensniederschriften / Anmeldung zur Trauung
    (70 Jahre nach Sakramentenspendung; Brautexamensniederschriften bilden eine Ausnahme, weil sie u.U. für Ehenichtigkeitsverfahren gebraucht werden.)
  • Standesamtliche Sterbebescheinigungen
    (nach Beerdigung, Registereintrag, und nächster Visitation)

Rechnungen und Belege

Diese Klasse Schriftgut in der Kirchenkasse macht quantitativ einen großen Teil des pfarrlichen Schriftgutes aus und stellt daher eine Belastung für vorhandene Regalkapazitäten dar. Rechnungen und Belege enthalten jedoch viele interessante Informationen über die wirtschaftsgeschichtliche Entwicklung einer Pfarrei. Daher muss von diesen in regelmäßigen Abständen ein Jahrgang aufbewahrt werden. Zur einfachen Handhabung wurden hierfür die runden (1950, -60, 70, 80, 90, 00, 10, …) und in einigen Fällen die halbrunden (1955, -65, - 75, 85, 95, 05, …) Jahrgänge ausgewählt.

Wichtig: Rechnungen zu Baumaßnahmen sind Teil der jeweiligen Bauakte und unterliegen deren Aufbewahrungsfrist und Kassationsrichtlinien, nicht den hier genannten.

  • Kontoauszüge
    nach 10 Jahren;
    • außer: runde Jahrgänge
  • Rechnungen (ohne geschichtserheblichen Inhalt) nach 10 Jahren
    • geschichtserheblich: Orgeln, Glocken, Paramente, Vasa Sacra
    • außer: runde Jahrgänge
  • Sammellisten und Spendenbescheinigungen nach 10 Jahren
    • außer: runde Jahrgänge
  • Hauungspläne nach 10 Jahren
    • außer: runde und halbrunde Jahrgänge
  • Kassenprüfungsberichte nach 10 Jahren
    • außer: Vorgänge mit beachtenswerten Beanstandungen; dann auch den Kassenbericht aufbewahren.
  • Aufstellung Haushaltspläne nach 10 Jahren
    • außer: runde Jahrgänge
  • Haushaltspläne nach 10 Jahren
    im Benehmen mit Gemeindeverband nach Federführung jeden 10. Jahrgang aufbewahren
  • Belege zu Jahresrechnungen nach 10 Jahren
    im Benehmen mit Gemeindeverband nach Federführung jeden 10. Jahrgang aufheben
  • Rechnungsprüfung nach 10 Jahren
    im Benehmen mit Gemeindeverband nach Federführung Vorgänge mit beachtenswerten Beanstandungen aufheben
  • Angebote nicht berücksichtigter Firmen
    nach Bauabschlussrechnung
  • Stimmzettel, Wählerverzeichnisse PGR Zettel von letzter Periode nach unanfechtbar rechtskräftigem Amtsantritt des neu gewähten Gremiums (4 Jahre; immer 1 Packen, wenige Wochen 2 Packen im Schrank), (1 Muster Stimmzettel und Wahlprotokoll aufheben)
  • Stimmzettel, Wählerverzeichnisse KV nach Beginn der neuen Wahlperiode (6 Jahre; immer 2 Packen, wenige Wochen 3 Packen im Schrank), (1 Muster Stimmzettel, Wahlprotokoll aufheben)
Die folgenden Schlagworte wurden dem Artikel zugewiesen: Archiv, Kassation, Wahl Kirchenvorstand
Ihre Ansprechpartner zum Thema sind: Leitung Team Schriftgut und Archiv (Erzbischöfliches Generalvikariat), Archivpflege; Bestände Erzbistumsarchiv (Erzbischöfliches Generalvikariat), Archivpflege; Kirchenbücher (Erzbischöfliches Generalvikariat), Archivpflege; Pfarrarchivpflege (Erzbischöfliches Generalvikariat)
Dieser Eintrag wurde am 05.03.2021 von Kathrin Greskötter bearbeitet.

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