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Entscheidungshilfe bei Fragen der Kassation

Inhalt:
Sakramentenanmeldungen Rechnungen und Belege

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Entscheidungshilfe bei Fragen der Kassation

■ Erstellt von: Michael Streit, Erzbistumsarchiv, 17.06.2019

Grundsätzlich gilt: Bestände die von 1950 oder früher sind, werden überhaupt nicht kassiert. Diese machen ohnehin nur knapp 20% der Gesamtbestände aus. Viele Akten aus dieser Zeit sind durch Krieg u.ä. verloren gegangen und zur Dokumentation dieser Epoche ist alles Material erforderlich, das erhalten blieb.

Sakramentenanmeldungen

Grundsätzlich sind die zu überliefernden Informationen in den Kirchenbüchern enthalten, die Anmeldungen können daher dann vernichtet werden, wenn ein Visitator (Dechant oder Bischof) den Führer des Buches (i.d.R. den Pfarrer) durch Gegenzeichnung für diese Aufgabe die Entlastung erteilt hat.

Formulare „Anmeldung zur Taufe“
(nach Sakramentenspendung, Registereintrag und nächster Visitation)
Formulare „Anmeldung zur Ersten Hl. Kommunion“
(nach Sakramentenspendung, Registereintrag und nächster Visitation)
Formulare „Anmeldung zur Firmung“
(nach Sakramentenspendung, Registereintrag und nächster Visitation)
Brautexamensniederschriften / Anmeldung zur Trauung
(70 Jahre nach Sakramentenspendung; Brautexamensniederschriften bilden eine Ausnahme, weil sie u.U. für Ehenichtigkeitsverfahren gebraucht werden.)
Standesamtliche Sterbebescheinigungen
(nach Beerdigung, Registereintrag, und nächster Visitation)

Rechnungen und Belege

Diese Klasse Schriftgut in der Kirchenkasse macht quantitativ einen großen Teil des pfarrlichen Schriftgutes aus und stellt daher eine Belastung für vorhandene Regalkapazitäten dar. Rechnungen und Belege enthalten jedoch viele interessante Informationen über die wirtschaftsgeschichtliche Entwicklung einer Pfarrei. Daher muss von diesen in regelmäßigen Abständen ein Jahrgang aufbewahrt werden. Zur einfachen Handhabung wurden hierfür die runden (1950, -60, 70, 80, 90, 00, 10, …) und in einigen Fällen die halbrunden (1955, -65, - 75, 85, 95, 05, …) Jahrgänge ausgewählt.

Wichtig: Rechnungen zu Baumaßnahmen sind Teil der jeweiligen Bauakte und unterliegen deren Aufbewahrungsfrist und Kassationsrichtlinien, nicht den hier genannten.

Kontoauszüge
nach 10 Jahren;
- außer: runde Jahrgänge
Rechnungen (ohne geschichtserheblichen Inhalt) nach 10 Jahren
- geschichtserheblich: Orgeln, Glocken, Paramente, Vasa Sacra
- außer: runde Jahrgänge
Sammellisten und Spendenbescheinigungen nach 10 Jahren
- außer: runde Jahrgänge
Hauungspläne nach 10 Jahren
- außer: runde und halbrunde Jahrgänge
Kassenprüfungsberichte nach 10 Jahren
- außer: Vorgänge mit beachtenswerten Beanstandungen; dann auch den Kassenbericht aufbewahren.
Aufstellung Haushaltspläne nach 10 Jahren
- außer: runde Jahrgänge
Haushaltspläne nach 10 Jahren
im Benehmen mit Gemeindeverband nach Federführung jeden 10. Jahrgang aufbewahren
Belege zu Jahresrechnungen nach 10 Jahren
im Benehmen mit Gemeindeverband nach Federführung jeden 10. Jahrgang aufheben
Rechnungsprüfung nach 10 Jahren
im Benehmen mit Gemeindeverband nach Federführung Vorgänge mit beachtenswerten Beanstandungen aufheben
Angebote nicht berücksichtigter Firmen
nach Bauabschlussrechnung
Stimmzettel, Wählerverzeichnisse PGR Zettel von letzter Periode nach unanfechtbar rechtskräftigem Amtsantritt des neu gewähten Gremiums (4 Jahre; immer 1 Packen, wenige Wochen 2 Packen im Schrank), (1 Muster Stimmzettel und Wahlprotokoll aufheben)
Stimmzettel, Wählerverzeichnisse KV nach Beginn der neuen Wahlperiode (6 Jahre; immer 2 Packen, wenige Wochen 3 Packen im Schrank), (1 Muster Stimmzettel, Wahlprotokoll aufheben)