Arbeitsplatzordner Pfarrsekretariat - Büroalltag organisieren

Verwaltungshandbuch

für das Erzbistum Paderborn

Büroalltag organisieren

Die Mitarbeitenden in Pastoral und Verwaltung sind angewiesen auf ein verlässlich erreichbares und strukturiert arbeitendes Sekretariat, das Informationen bereit stellt, bei der Arbeitsorganisation unterstützt und zuarbeitet.

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Einleitung
	1.	Im Büro am Sitz des Leiters (Leiterbüro)
	2.	Im Verwaltungsbüro
	3.	Im Kontaktbüro
A Allgemeines (was, wann und wo?)
	1.	Organigramm des Pastoralen Raums
	2.	Öffnungszeiten aller Pfarrbüros im Pastoralen Raum
	2.1.	Öffnungszeiten der Pfarrbüros ändern
	3.	Arbeitszeiten aller Sekretäre/Sekretärinnen
	4.	Standort der Anwendungshandbücher aller technischen Geräte des Büros
	5.	Kirchliches Meldewesen (KMW)
	6.	Verwaltungsprogramme
	6.1.	TeRMIn
	6.2.	anderes Verwaltungsprogramm
	7.	Passwörter/Codes
	8.	Adressverwaltung
	9.	Standort für Gegenstände und Unterlagen
	10.	Sekretariats- und kirchenspezifische Abkürzungen
	11.	Jahresüberblick der regelmäßig anfallenden Ereignisse und Aufgaben
B Arbeitsalltag - Aufgaben
1. Kalender führen	1.1.	Kalenderführung in Lotus Notes einrichten / Zugriffrechte einräumen
	1.2.	Kalender führen (Termine eintragen, Einladungen versenden)
	1.3.	Pflege des An- und Abwesenheitskalenders
2. Gottesdienstpläne erstellen	2.1.	Gottesdienstplanung vorbereiten
	2.2.	Gottesdienstplan führen und verteilen
3. Absprachen für den Tag treffen	3.1.	Kurzbesprechungen
	3.2.	Teambesprechungen
4. Wiedervorlage und Ablagesysteme	4.1.	Organisation der Wiedervorlage
	4.2.	Ablage
	4.2.1.	Akten nach Ablageplan ablegen
	4.2.2.	Beschriftung von Ordnern (nach Ablageplan)
	4.2.3.	Aufbewahrungsfirsten
	4.2.4.	Kassation
	4.2.5.	Überführung von Archivunterlagen ins EGV
5. Umgang mit Schriftverkehr	5.1.	Geschäftskorrespondenz
	5.1.1.	Briefvorlagen und Formulare
	5.1.2.	Unterschriftsregelungen
	5.1.3.	Siegelführung
	5.2.	E-Mail-Schriftverkehr
6. Posteingang und -ausgang	6.1.	Posteingang bearbeiten
	6.2.	Post verteilen
	6.3.	Postausgang bearbeiten
7. E-Mail-Verkehr	7.1.	E-Mail-Adressen / Kontakte anlegen und pflegen
	7.2.	Zuständigkeit für Sichten und Bearbeiten der E-Mail-Eingänge
	7.3.	E-Mails verwalten
	7.4.	E-Mails bearbeiten
	7.5.	Abwesenheitsagenten im E-Mail-Programm nutzen
8. Telefondienst	8.1.	Externe Anrufe führen und entgegennehmen
	8.2.	Internen Anruf führen und entgegennehmen
	8.3.	Anrufbeantworter nutzen
9. Umgang mit Besuchern	9.1.	Öffnungszeiten des Pfarrbüros
	9.2.	Allgemeine Regelungen zum Umgang mit Besuchern
	9.3.	Besucher mit Besprechungstermin empfangen
C Arbeitsabläufe
1. Arbeiten im Zusammenhang mit Sakramentalen Diensten	1.1.	Taufe
	1.1.1.	Taufelternabend vor- und nachbereiten
	1.2.	Firmung
	1.3.	Erstkommunion
	1.4.	Eheschließung
	1.5.	Gottesdienst
	1.5.1.	Messintentionen entgegennehmen
	1.5.2.	Sondergottesdienst organisatorisch vorbereiten
	1.5.3.	Segnungsgottesdienst der Geburtstagsjubilare
	1.6.	Kirchliches Begräbnis
	1.7.	Kircheneintritt und –austritt
	1.7.1.	Kirchenaustritt bearbeiten
	1.7.2.	Kircheneintritt/Wiederaufnahme bearbeiten
	1.8.	Auskünfte und Bescheinigungen
	1.8.1.	Patenbescheinigung ausstellen
	1.8.2.	Taufzeugnis ausstellen
	1.8.3.	Pfarramtliches Zeugnis vorbereiten und versenden
	1.9.	Statistikmeldungen bearbeiten
2. Beschaffungswesen	2.1.	Bürobedarf
	2.2.	Kasualien
3. Rechnungsbearbeitung	3.1.	Rechnungsbearbeitung (Etat)
	3.2.	Erstattung von Auslagen aus Etat
	3.3.	Rechnungsbearbeitung (Spenden- und Kollektenkonto)
	3.4.	Erstattung von Auslagen vom Spenden- und Kollektenkonto
4. Finanzen	4.1.	Spenden- und Kollektenkonto führen
	4.2.	Barkasse führen
	4.3.	Messstiftungen bearbeiten
	4.4.	Messstipendien abrechnen
	4.5.	Kollekten vereinnahmen und abführen
	4.6.	Buchführung
	4.6.1.	Programm
	4.6.2.	Kostenstellen
	4.7.	Inventarlisten bearbeiten
5. Öffentlichkeitsarbeit	5.1.	Pfarrnachrichten erstellen und veröffentlichen
	5.2.	Homepage pflegen
	5.3.	Pressemitteilungen bearbeiten
	5.4.	Plakate/Flyer erstellen und verteilen
	5.5.	Schaukasten pflegen
	5.6.	Schriftenstand pflegen
	5.7.	Publikationen bearbeiten
6. Gremienarbeit unterstützen	6.1.	Kirchenvorstandssitzungen
	6.2.	PGR-Sitzungen
	6.3.	KV-Wahlen
	6.4.	PGR-Wahlen
7. Personalangelegenheiten	7.1.	Dienstpläne, Listen
	7.1.1.	Urlaubsplan für das Pfarrbüroteam erstellen
	7.2.	Stundenzettel (für Abrechnung und/oder Mindestlohn)
	7.3.	Meldungen für die Personalabteilung des Gemeindeverbands erstellen/weiterleiten
8. Mitarbeiterführung (Sekretärin des Leiters)	8.1.	Einsatzplanung erstellen
	8.2.	Dienst- /Teamgespräche koordinieren
	8.3.	Mitarbeiter-Jahresgespräch durchführen
	8.4.	Neue Mitarbeiter/innen einarbeiten
9. Nutzung von örtlichen Gebäuden, Räumen, Gegenständen	9.1.	Räume vermieten und abrechnen
	9.2.	Schlüsselverwaltung organisieren
	9.3.	Ausleihen von Gegenständen organisieren
10. Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen	10.1.	Veranstaltungen vor- und nachbereiten

Verwaltungshandbuch

Einleitung

A Allgemeines (was, wann und wo?)

B Arbeitsalltag - Aufgaben

C Arbeitsabläufe