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Ser­vice und Infos IT-An­wen­dun­gen

An­lei­tung: Ar­bei­ten mit dem di­gi­ta­len Sit­zungs­buch

Diese An­lei­tung setzt vor­aus, dass Sie die Da­tei­en zum di­gi­ta­len Sit­zungs­buch vor­lie­gen haben. Sie er­hal­ten auf An­fra­ge eine De­mons­tra­ti­ons-Um­ge­bung oder eine für Ihr Gre­mi­um vor­be­rei­te­te Fas­sung bei der Zen­tral­ab­tei­lung IT.

Kir­chen­vor­stand­sit­zun­gen kön­nen Sie mit Hilfe des di­gi­ta­len Sit­zungs­bu­ches vor­be­rei­ten, pro­to­kol­lie­ren und nach­be­rei­ten. Als Ar­beits­mit­tel be­nö­ti­gen Sie einen Rech­ner mit Mi­cro­soft Word ab Ver­si­on 2010 und Mi­cro­soft Win­dows. Für den Aus­druck von Pro­to­koll und Aus­zü­gen aus dem Sit­zungs­buch im An­schluss an die Sit­zung be­nö­ti­gen Sie einen Dru­cker. Grund­kennt­nis­se im Um­gang mit einem Text­ver­ar­bei­tungs­pro­gramm soll­ten vor­han­den sein oder in einem ent­spre­chen­den Ein­füh­rungs­kurs er­wor­ben wer­den.

Die voll­stän­dig ab­ge­hef­te­ten, durch­num­me­rier­ten, un­ter­schrie­be­nen und spä­ter ge­bun­de­nen Aus­dru­cke des di­gi­ta­len Sit­zungs­bu­ches er­set­zen das bis­her ge­führ­te Sit­zungs­buch der Kir­chen­vor­stän­de in Pa­pier­form gemäß der Ver­wal­tungs­ver­ord­nung ►Füh­rung des Pro­to­koll­bu­ches (KA 1993, Stück 8, Nr. 116)

Tipp: Nut­zen Sie al­te­rungs­be­stän­di­ges Pa­pier, das zur Ar­chi­vie­rung ge­eig­net ist. (Bitte kein Um­welt­pa­pier nut­zen, dies ist immer säu­re­hal­tig.)

Tipp: Zur Pro­to­kol­lie­rung darf gemäß der Ge­schäfts­an­wei­sung für die Ver­wal­tung des Ver­mö­gens in den Kir­chen­ge­mein­den und Ge­mein­de­ver­bän­den (VVG) je­weils nur ein „Ak­ten­ord­ner Kir­chen­vor­stand“ ver­wen­det wer­den, nach­zu­le­sen im KA 2009, Stück 8, Nr. 106. Mit An­le­gen eines neuen Ord­ners wird der alte Ord­ner ge­schlos­sen und ge­bun­den.

Sie haben das „H 1c Pro­to­koll­buch“ ein­schlie­ß­lich der For­mu­la­re ge­spei­chert und die Be­ar­bei­tung der hin­ter­leg­ten Pro­gram­mie­rung an Ihrem Rech­ner zu­ge­las­sen gemäß der ►An­lei­tung: Di­gi­ta­le Un­ter­stüt­zung für Sit­zun­gen in­stal­lie­ren? Dann be­ar­bei­ten Sie Ihre Kir­chen­vor­stands­sit­zung nun (fast) wie ge­wohnt:

1. Sit­zungs­vor­la­gen für die Ta­ges­ord­nungs­punk­te er­stel­len

Mit dem For­mu­lar „Word-Dokument Top er­stel­len“, ge­spei­chert im Ord­ner „Windows-Ordner For­mu­la­re“, er­stel­len Sie für jeden Ta­ges­ord­nungs­punkt (TOP) der Sit­zung ein Do­ku­ment.

Ordner für digitales Sitzungsbuch EGV, 2014ad­min

Sie öff­nen das For­mu­lar „Word-DokumentTop er­stel­len“ mit Dop­pel­klick der lin­ken Maus­tas­te. Es öff­net sich ein Ein­ga­be­fens­ter. Sie tra­gen ein:
  • „Da­tei­na­me des Tops“, unter dem Sie den Ta­ges­ord­nungs­punkt (TOP) spei­chern, z. B. das Thema mit zwei oder drei Wor­ten um­ris­sen.
    Die­ses Feld ist eine Pflicht­ein­ga­be, des­halb farb­lich her­vor­ge­ho­ben. Die An­ga­be be­nö­tigt die hin­ter­leg­te Pro­gram­mie­rung zur Er­stel­lung des Spei­cher­na­mens für den TOP.
    Tipp: Die TOPs wer­den al­pha­be­tisch im Ord­ner „Windows-OrdnerTOP-Ein­gang“ ge­spei­chert. Einen guten Über­blick über Ihre TOPs er­hal­ten Sie, wenn Sie den Spei­cher­na­men mit einem Sub­jekt be­gin­nen und mit einem Verb er­gän­zen. Bei­spiel: „Spiel­platz Fa­mi­li­en­zen­trum sa­nie­ren“.
  • Das „Thema“ der Be­ra­tung: Die­ser Text wird in die Ein­la­dung als Ta­ges­ord­nungs­punkt über­nom­men.
    Auch die­ses Feld ist eine Pflicht­ein­ga­be, des­halb farb­lich her­vor­ge­ho­ben.
    Tipp: Bei Er­stel­lung der Ta­ges­ord­nung in der Ein­la­dung wer­den Ihnen diese The­men in al­pha­be­ti­scher Rei­hen­fol­ge an­ge­zeigt. Be­gin­nen Sie auch die The­men der Tops mit dem Sub­jekt, um einen schnel­len Über­blick ge­win­nen zu kön­nen.
  • Ist die Maß­nah­me die­ses Ta­ges­ord­nungs­punk­tes kir­chen­auf­sicht­lich ge­neh­mi­gungs­pflich­tig? Ja“ bzw. „Nein“ bitte ent­spre­chend an­ge­ben.
    Tipp: Wel­che Be­schlüs­se der Kir­chen­vor­stän­de und der Ver­tre­tun­gen der Ge­mein­de­ver­bän­de zu ihrer Rechts­gül­tig­keit der Ge­neh­mi­gung der Erz­bi­schöf­li­chen Be­hör­de be­dür­fen, fin­den Sie in Ar­ti­kel 7 der Ge­schäfts­an­wei­sung für die Ver­wal­tung des Ver­mö­gens in den Kir­chen­ge­mein­den und Ge­mein­de­ver­bän­den (VVG) des nord­rhein­west­fä­li­schen und hes­si­schen An­teils der Erz­diö­ze­se Pa­der­born vom 29.07.2009, im KA 2009, Stück 8, An­la­ge zu Nr. 106.
  • Sind wei­te­re Gre­mi­en zu be­tei­li­gen und wenn ja, wel­che? Bitte tra­gen Sie das Gre­mi­um in das Ein­ga­be­feld ein, z. B. „Fi­nanz­aus­schuss“.
  • Wer wird den TOP un­ter­zeich­nen? Sie kön­nen mit Hilfe des klei­nen Pfeils ▼ rechts neben dem Ein­ga­be­feld

Pfeil neben Auswahldialog

eine Aus­wahl tref­fen (die Mit­glie­der Ihres Gre­mi­ums sind hin­ter­legt) oder Sie tra­gen einen Namen in das Ein­ga­be­fens­ter ein.

Sie be­stä­ti­gen Ihre Ein­ga­be mit Klick auf die Schalt­flä­che „über­neh­men“. (Kli­cken Sie auf die Schalt­flä­che „ab­bre­chen“, wird das Do­ku­ment nicht ge­spei­chert.)

Das Ein­ga­be­fens­ter schlie­ßt sich, Ihre Ein­trä­ge wur­den in das Do­ku­ment über­nom­men. Sie kön­nen nun Ein­trä­ge im Do­ku­ment sel­ber in den gel­ben Fel­dern vor­neh­men. (Teile des For­mu­lars „Word-DokumentTop er­stel­len“ sind mit einem Blatt­schutz ver­se­hen. Bitte den Schutz nicht auf­he­ben.)

Bitte beim Ein­tra­gen die gel­ben Fel­der nicht lö­schen, da hier Text­mar­ken für die Pro­gram­mie­rung hin­ter­legt sind.

Sie tra­gen ein:

  • den „Vor­schlag zur Be­schluss­fas­sung“. Der Text wird spä­ter in der Nie­der­schrift als Vor­schlag­text zur Be­schluss­fas­sung über­nom­men.
    Tipp: Im Ver­wal­tungs­hand­buch für die Pas­to­ra­len Räume unter www.​vfpr.​de (Kenn­wort: 481SdG) fin­den Sie For­mu­lie­rungs­vor­schlä­ge für Be­schluss­fas­sun­gen, zum Bei­spiel der Be­rei­che ►Bau, ►Fi­nan­zen und ►Voll­mach­ten – oder las­sen Sie sich von Ihrer/Ihrem ADM des Ge­mein­de­ver­ban­des be­ra­ten.
  • den „Sach­ver­halt“, mit dem Sie die Kir­chen­vor­stands­mit­glie­der über die Maß­nah­me in­for­mie­ren.
  • und ggf. „Aus­wir­kun­gen auf den Haus­halt“, als früh­zei­ti­ge In­for­ma­ti­on der Kir­chen­vor­stands­mit­glie­der.

Sie spei­chern das For­mu­lar mit Klick auf das Bild „spei­chern“ oben links in der Menü-Leis­te, im fol­gen­den Schau­bild mit einem roten Kreis ge­kenn­zeich­net:

Schaltfläche Speichern

Bitte ver­ge­ben Sie kei­nen Spei­cher­na­men und kei­nen Spei­cher­ort! Die hin­ter­leg­te Pro­gram­mie­rung spei­chert das For­mu­lar im Ord­ner „Windows-OrdnerTOP-Ein­gang“.

Sie schlie­ßen das For­mu­lar mit Klick auf das klei­ne Kreuz oben rechts in der Menü-Leis­te:

Schaltfläche Beenden

Er­stell­te Do­ku­men­te zu dem Ta­ges­ord­nungs­punkt (TOP) wer­den von der Pro­gram­mie­rung ge­spei­chert im Ord­ner „Windows-OrdnerTOP-Ein­gang“. Sie kön­nen die­ses Do­ku­ment wie jedes an­de­re Word Do­ku­ment zu jeder Zeit be­ar­bei­ten.

Er­stel­len Sie die Tops für die nächs­te Sit­zung oder für spä­te­re Sit­zun­gen. Alle Do­ku­men­te wer­den im Ord­ner „Windows-OrdnerTOP-Ein­gang“ hin­ter­legt.

Tipp: Sie sind es ge­wohnt, einen Punkt „Ver­schie­de­nes“ in der Ein­la­dung auf­zu­füh­ren? Sie kön­nen einen ei­ge­nen TOP mit dem Namen „Ver­schie­de­nes“ an­le­gen. Be­ach­ten Sie bitte, dass sich der Punkt „Ver­schie­de­nes“ nur für klei­ne Ab­spra­chen oder In­for­ma­tio­nen eig­net. Punk­te, über die Sie be­ra­ten und ab­stim­men, gel­ten nur als recht­mä­ßig ein­ge­la­den, wenn sie als ei­ge­ner Punkt in der Ein­la­dung be­nannt sind.

Tipp: Wird ein Top im Ge­mein­de­ver­band oder von einem an­de­ren Kir­chen­vor­stand vor­be­rei­tet, stel­len Sie das For­mu­lar „Word-DokumentTop ex­tern er­stel­len“ aus dem Ord­ner „Windows-OrdnerFor­mu­la­re“ zur Ver­fü­gung. Die­ses For­mu­lar wird nicht au­to­ma­tisch von der Pro­gram­mie­rung ge­spei­chert. Sie spei­chern den ex­tern er­stell­ten Top ge­mein­sam mit Ihren an­de­ren Tops im Ord­ner „Windows-OrdnerTOP-Ein­gang“. Den Spei­cher­na­men des Tops ver­ge­ben Sie.

2. Ein­la­dung er­stel­len

Sie haben die TOPs für Ihre Sit­zung vor­be­rei­tet? Zur Er­stel­lung der Ein­la­dung öff­nen Sie im Ord­ner„Windows-OrdnerFor­mu­la­re“ mit Dop­pel­klick der lin­ken Maus­tas­te das For­mu­lar „Word-DokumentEin­la­dung Sit­zung“. Es öff­net sich ein Ein­ga­be­fens­ter:

Die Fel­der „Sit­zungs-Num­mer“ und das „Gre­mi­um“ sind Pflicht­ein­ga­ben, des­halb farb­lich her­vor­ge­ho­ben. Die Sit­zungs-Num­mer wird Ihnen in fort­lau­fen­der Folge vor­ge­schla­gen. Das Gre­mi­um kön­nen Sie mit Hilfe des klei­nen Pfeils rechts neben dem Ein­ga­be­feld wäh­len
Pfeil neben Auswahldialog 2014ad­min
  • Den „Sit­zungs­ort“ wäh­len Sie eben­falls mit Hilfe des klei­nen Pfeils oder geben einen an­de­ren Ort in das Ein­ga­be­feld ein.
  • Bitte geben Sie das „Sit­zungs­da­tum“ ein (ein­schlie­ß­lich der Jah­res­zahl, z. B. 2016), das in den Text der Ein­la­dung über­nom­men wird. Dies Feld ist eben­falls eine Pflicht­ein­ga­be.
  • „Brief­da­tum“ ist das Be­ar­bei­tungs­da­tum im Brief­kopf der Ein­la­dung. Sie kön­nen das ak­tu­el­le, vor­ge­schla­ge­ne Datum über­neh­men oder im Ein­ga­be­feld än­dern.
    Tipp: Dies Datum aus dem Ein­ga­be­fens­ter wird von der Pro­gram­mie­rung in die Aus­zü­ge aus dem Sit­zungs­buch über­nom­men, mit fol­gen­dem Wort­laut „Zur heu­ti­gen Sit­zung des Kir­chen­vor­stand wur­den am … vom Vor­sit­zen­den sämt­li­che Mit­glie­der unter An­ga­be der Ta­ges­ord­nung ein­zeln schrift­lich ein­ge­la­den.“ Wer­den Sie die Ein­la­dung z. B. erst einen Tag nach Er­stel­lung der Ein­la­dung ver­sen­den, tra­gen Sie das ent­spre­chen­de Datum ein.
  • Mit der Ein­tra­gung der Uhr­zei­ten tei­len Sie in der Ein­la­dung den Zeit­rah­men der Sit­zung mit.
  • „Ein­la­den­der“ un­ter­schreibt die Ein­la­dung.
    Tipp: Gemäß § 11 Abs. 1 ►VVG lädt der Vor­sit­zen­de ein. Ist er ver­hin­dert (durch Ur­laub oder Krank­heit), lädt der erste stell­ver­tre­ten­de Vor­sit­zen­de ein. Ist ein ge­schäfts­füh­ren­der Vor­sit­zen­der in­stal­liert, lädt die­ser ein.
  • Der „An­sprech­part­ner“ wird oben in den Brief­kopf der Ein­la­dung ein­ge­setzt. Sie wäh­len ein Mit­glied des Kir­chen­vor­stands mit Hilfe des klei­nen Pfeils rechts neben dem Ein­ga­be­fens­ter oder geben einen An­sprech­part­ner di­rekt in das Ein­ga­be­feld ein.
  • In dem Fens­ter „TOPs“ wäh­len Sie mit der Schalt­flä­che „TOP hin­zu­fü­gen“ je­weils die Ta­ges­ord­nungs­punk­te, die in der kom­men­den Sit­zung zur Be­ra­tung an­ste­hen. Mit der Schalt­flä­che „TOP lö­schen“ kön­nen Sie einen Top aus der Liste ent­fer­nen. Sie ver­schie­ben die Rei­hen­fol­ge der Ta­ges­ord­nungs­punk­te mit den Schalt­flä­chen „TOP nach oben“ und „TOP nach unten“.

    Da die hin­ter­leg­te Pro­gram­mie­rung zur Er­stel­lung der Ein­la­dung min­des­tens einen TOP be­nö­tigt, ist auch die­ses Ein­ga­be­feld farb­lich hin­ter­legt.

    Info: Die Rei­hen­fol­ge der Ta­ges­ord­nungs­punk­te, die Sie in die­sem Fens­ter fest­le­gen, wird auch in die­ser Rei­hen­fol­ge in der Nie­der­schrift über­nom­men. Än­de­run­gen zu der Ta­ges­ord­nung, die Sie spä­ter in der Ein­la­dung vor­neh­men, wer­den nicht in die Nie­der­schrift über­nom­men.

    Tipp: Im Fens­ter „TOPs“ wer­den Ihnen immer alle TOPs an­ge­zeigt, die im Ord­ner „TOP-Ein­gang“ ge­spei­chert sind, auch die schon aus­ge­wähl­ten TOPs. Wäh­len Sie im ers­ten Schritt in al­pha­be­ti­scher Rei­hen­fol­ge von oben nach unten die TOPs für Ihre kom­men­de Sit­zung. Im zwei­ten Schritt sor­tie­ren Sie die TOPs nach der vor­ge­se­he­nen Be­ra­tungs­fol­ge.

  • Möch­ten Sie für die nächs­te Sit­zung einen Gast (bzw. Gäste) ein­la­den? Sie kli­cken auf die Schalt­flä­che „Gast hin­zu­fü­gen“. Im neuen Ein­ga­be­feld geben Sie den Namen des Gas­tes an. Falls Sie dem Gast eine Ein­la­dung zu­sen­den möch­ten, fül­len Sie auch An­schrift und/oder E-Mail Adres­se aus. Für die Adres­s­an­re­de oben im Adress­feld der Ein­la­dung geben Sie ein: „Frau“ oder „Herrn“. Die An­re­de im Ein­la­dungs­schrei­ben lau­tet z. B. „Sehr ge­ehr­te Frau Fröh­lich“. Sie be­stä­ti­gen die Ein­ga­ben zu ihrem Gast mit Klick auf die Schalt­flä­che „Ok“. Gern kön­nen Sie wei­te­re Gäste hin­zu­fü­gen.

    Tipp: Mit Ein­fü­gen der Gäste in die­ses Fens­ter wird für jeden Gast eine schrift­li­che Ein­la­dung er­stellt und die Pro­gram­mie­rung fügt den Gast in der Nie­der­schrift als Sit­zungs-Teil­neh­mer hinzu. Re­gel­mä­ßig teil­neh­men­de PGR-Mit­glie­der, die bei Ein­rich­tung des Sit­zungs­bu­ches in die Liste der Sit­zungs­teil­neh­mer auf­ge­nom­men wur­den, wer­den von der Pro­gram­mie­rung ein­ge­fügt.

Den Ab­schluss Ihrer Ein­ga­ben be­stä­ti­gen Sie mit Klick auf die Schalt­flä­che „Ein­la­dung er­stel­len“, das Ein­ga­be­fens­ter schlie­ßt sich. Das Ein­la­dungs­schrei­ben ist ge­ne­riert. Mit Klick auf „Ab­bre­chen“ wer­den Ihre Ein­ga­ben nicht ge­spei­chert, Sie kön­nen zu einem an­de­ren Zeit­punkt die Ein­la­dung er­stel­len.

Tipp: Spei­chern Sie die Ein­la­dung zu die­sem Zeit­punkt, bevor Sie in dem Se­ri­en­do­ku­ment ar­bei­ten. Sie spei­chern die Ein­la­dung in zwei Schrit­ten:

  • Schritt 1: Sie schlie­ßen die Ein­la­dung mit Klick auf das klei­ne Kreuz oben rechts in der Menü-Leis­te.

Schaltfläche Beenden

  • Schritt 2: Im neuen Fens­ter wer­den Sie ge­fragt „Ein­la­dung für Sit­zung spei­chern?“. An die­ser Stel­le be­stä­ti­gen Sie mit Klick auf „Ja“.
Die Ein­la­dung wird von der Pro­gram­mie­rung im Ord­ner des lau­fen­den Jah­res, z. B. „Windows-Ordner2013“, im Un­ter­ord­ner „Windows-OrdnerKir­chen­vor­stand-1“ (1 für die erste Sit­zung im Jahr 2013) unter dem Namen „Word-DokumentEin­la­dung Kir­chen­vor­stand-1“ ge­spei­chert:

Speicherort Einladung Kirchenvorstand

Info: So­bald Sie einen TOP in die Ein­la­dung zur Sit­zung über­neh­men, wird das Do­ku­ment zu die­sem TOP aus dem Ord­ner „Windows-OrdnerTOP-Ein­gang“ ver­scho­ben in den Ord­ner der Sit­zung, also in den Ord­ner des lau­fen­den Jah­res, z. B. „Windows-Ordner2013“, im Un­ter­ord­ner der Sit­zung, z. B.   „Windows-OrdnerKir­chen­vor­stand-1“ (für die 1. Kir­chen­vor­stands­sit­zung des Jah­res) in den Ord­ner „Windows-Ordnertops“.

Sie dru­cken bzw. ver­sen­den die Ein­la­dun­gen wie ge­wohnt als Se­ri­en­druck.

Sie kön­nen nun die Ein­la­dung er­neut öff­nen und be­ar­bei­ten. Bitte be­ach­ten Sie: Än­de­run­gen, die Sie nun vor­neh­men, wer­den nicht von der Pro­gram­mie­rung in die Nie­der­schrift über­nom­men.

Tipp: Falls Sie es ge­wohnt sind, kön­nen Sie die Ta­ges­ord­nungs­punk­te an die­ser Stel­le mit „Un­ter­über­schrif­ten“ glie­dern. Be­ra­ten Sie z. B. in die­ser Sit­zung meh­re­re Per­so­nal­fäl­le, set­zen Sie die Über­schrift „Per­so­nal“.

Ein Bei­spiel für eine un­ter­glie­der­te Ta­ges­ord­nung:

  1. Be­grü­ßung und For­ma­lia
    Fest­stel­lung der form- und frist­ge­rech­ten Ein­la­dung und der Be­schluss­fä­hig­keit

Per­so­nal

  1. Er­zie­he­rin im Fa­mi­li­en­zen­trum ein­stel­len
  2. Küs­ter wei­ter­be­schäf­ti­gen

Bauen

  1. Par­kett­bo­den im Saal des Pfarr­heims aus­bes­sern
  2. Ju­gend­raum ge­stal­ten.

Tipp: Sie er­stel­len die Ein­la­dung und möch­ten diese an­schlie­ßend zum Be­ar­bei­ten einer an­de­ren Per­son zur Ver­fü­gung stel­len? Er­stel­len Sie ein Se­ri­en­do­ku­ment und spei­chern die­ses unter einem ei­ge­nen Namen ab, wie in den fol­gen­den Schrit­ten be­schrie­ben:

  • Öff­nen Sie die er­stell­te Ein­la­dung,
  • wäh­len Sie in der Re­gis­ter­kar­te „Sen­dun­gen“ (oben in der Leis­te)
  • und kli­cken in der neuen Me­nü­leis­te auf „Fer­tig stel­len und zu­sam­men füh­ren“ (zwei­te von rechts).
  • Sie wäh­len „ein­zel­ne Do­ku­men­te be­ar­bei­ten“(, wäh­len „Alle“) und be­stä­ti­gen mit „OK“. In Ihrem neuen Do­ku­ment wer­den nun alle Ein­la­dun­gen hin­ter­ein­an­der auf­ge­lis­tet.
  • Spei­chern Sie das neue Do­ku­ment mit einem an­de­ren Spei­cher­na­men, im Ord­ner Ihrer Kir­chen­vor­stands­sit­zung oder einem an­de­ren Ord­ner. Sie kön­nen Ihr neues Do­ku­ment z. B. als Mail-An­la­ge ver­sen­den.

Mit Er­stel­len der TOPs und Ver­sen­den der Ein­la­dun­gen sind Ihre Vor­be­rei­tun­gen zur Kir­chen­vor­stand­sit­zung ab­ge­schlos­sen.

Info: Beim Ver­sand der Ein­la­dun­gen per Mail wird das Brief­ge­heim­nis nicht ge­wahrt und die frist­ge­rech­te Ein­la­dung nicht ge­währ­leis­tet.

3. Nie­der­schrift er­stel­len

Zu Be­ginn der Kir­chen­vor­stands­sit­zung öff­nen Sie mit Dop­pel­klick der lin­ken Maus­tas­te das For­mu­lar „Word-DokumentNie­der­schrift“ im Ord­ner „Windows-OrdnerFor­mu­la­re“.

3.1 Ein­ga­be­fens­ter aus­fül­len

Mit dem Öff­nen des For­mu­lars öff­net sich ein Ein­ga­be­fens­ter. Sie geben ein:

  • die „Sit­zungs-Num­mer“ wird Ihnen fort­lau­fend vor­ge­schla­gen. Die Num­mer der Sit­zung und das Gre­mi­um sind als Pflicht­ein­ga­ben farb­lich ge­kenn­zeich­net.
  • den Vor­sit­zen­den, Schrift­füh­rer und die Un­ter­zeich­ner der Nie­der­schrift.
  • wer fehlt: Kli­cken Sie auf die Schalt­flä­che „ent­schul­dig­tes Mit­glied hin­zu­fü­gen “ und wäh­len das Mit­glied mit Klick auf den Namen. Für ein wei­te­res feh­len­des Mit­glied wie­der­ho­len Sie die Ein­ga­be. (Än­de­run­gen, die Sie zu den an­we­sen­den Mit­glie­dern wäh­rend der Sit­zung nach­träg­lich in der Nie­der­schrift ein­tra­gen, wer­den nicht von der Pro­gram­mie­rung in die Aus­zü­ge der Nie­der­schrift über­nom­men. Sie kön­nen diese spä­ter er­gän­zen.)

Sie be­stä­ti­gen die Ein­ga­ben mit „OK“, das Ein­ga­be­fens­ter schlie­ßt sich.

Ihre Ein­ga­ben sind in die Nie­der­schrift auf­ge­nom­men. Aus der Ein­la­dung und den ein­zel­nen TOPs über­nimmt die hin­ter­leg­te Pro­gram­mie­rung das Thema der TOPs und Sach­ver­hal­te in die Nie­der­schrift über­nom­men.

3.2 Be­ra­tungs­er­geb­nis­se fest­hal­ten

Wäh­rend der Be­ra­tung der ein­zel­nen Ta­ges­ord­nungs­punk­te än­dern bzw. er­gän­zen Sie die „Be­schluss“-Text­vor­schlä­ge, die aus den TOPs über­nom­men wur­den.

Sie haben den TOP zu Ende be­ra­ten und den Text­vor­schlag zum TOP ggf. er­gänzt bzw. ge­än­dert? Kli­cken Sie nun auf die klei­ne graue Schalt­flä­che „TOP (2) ab­schlie­ßen“.

Schaltfläche Top abschließen

Es öff­net sich ein Ein­ga­be­fens­ter:

  • Im obe­ren Teil des Fens­ters kön­nen Sie Ihren Be­schluss­text lesen und über­prü­fen (Schritt 1).
  • Ist der Text der Be­schluss­fas­sung rich­tig, fah­ren Sie fort in der Be­ar­bei­tung mit Klick auf die Schalt­flä­che „Ja“ im un­te­ren Teil des Fens­ters (Schritt 2).
    Tipp: Den Be­schluss­text gut über­den­ken, er wird in den Aus­zug aus dem Sit­zungs­buch über­tra­gen.
  • Möch­ten Sie den Text des Be­schlus­ses noch­mals über­ar­bei­ten, gehen Sie zu­rück in den Text der Nie­der­schrift mit Klick auf die Schalt­flä­che „Nein, bitte zu­rück zur Be­ar­bei­tung des TOPs“ (Schritt 3).

Sie sind ein­ver­stan­den mit dem Text des Be­schlus­ses und kli­cken auf „Ja“. Es öff­net sich das fol­gen­de Fens­ter:

Eingabefenster Top abschließen

  • Gab es eine Ab­stim­mung? Das Er­geb­nis geben Sie im obe­ren Teil des Fens­ters ein: Bitte fül­len Sie alle drei Fel­der aus, auch bei Null Stim­men bitte die Zahl 0 ein­set­zen. Die Pro­gram­mie­rung ver­gleicht das Ab­stim­mungs­er­geb­nis mit der An­zahl der an­we­sen­den Kir­chen­vor­stands­mit­glie­der und warnt Sie bei einer Un­stim­mig­keit.
  • Sie wäh­len aus, ob der Be­schluss an­ge­nom­men wurde, nicht an­ge­nom­men, der TOP viel­leicht ver­tagt ist oder nur zur In­for­ma­ti­on vor­ge­tra­gen wurde. Der Be­schluss ist an­ge­nom­men, wenn der Kir­chen­vor­stand den Ta­ges­ord­nungs­punkt be­schlos­sen hat und auch, wenn nur ein Teil des Ta­ges­ord­nungs­punk­tes be­schlos­sen wurde. Der an­de­re Teil kann er­neut in einer an­de­ren Sit­zung be­ra­ten wer­den.
  • Wich­tig ist je­weils auch die An­ga­be der Un­ter­punk­te: Ist der TOP ab­ge­schlos­sen, zum Teil ab­ge­schlos­sen oder wird er dem Kir­chen­vor­stand er­neut vor­ge­legt? Bei­spiel für einen zum Teil ab­ge­schlos­se­nen TOP: Der Kir­chen­vor­stand be­schlie­ßt den Ver­kauf eines Ob­jek­tes, über die Geld­an­la­ge des Ver­kaufs­er­lö­ses wird in die­ser Sit­zung noch nicht ent­schie­den.

Info: Tops, die nicht oder nur zum Teil ab­ge­schlos­sen sind, wer­den ko­piert und er­neut im Ord­ner „Windows-OrdnerTOP-Ein­gang“ ge­spei­chert, damit Sie diese bei einer der fol­gen­den Ein­la­dun­gen zur Kir­chen­vor­stands­sit­zung er­neut als Ta­ges­ord­nungs­punkt aus­wäh­len kön­nen. Ist der TOP da­ge­gen ab­ge­schlos­sen, wird er nur noch im Ord­ner die­ser Kir­chen­vor­stands­sit­zung ge­spei­chert.

Be­stä­ti­gen Sie Ihre Ein­ga­be mit „OK“, wer­den die In­for­ma­tio­nen in der Nie­der­schrift ein­ge­tra­gen. Kli­cken Sie auf das Ein­ga­be­feld „ab­bre­chen“, kön­nen Sie den TOP zu einem spä­te­ren Zeit­punkt ab­schlie­ßen.

Info: Für ab­ge­schlos­se­ne und zum Teil ab­ge­schlos­se­ne TOPs er­stellt die Pro­gram­mie­rung einen Aus­zug aus dem Sit­zungs­buch.

3.3 Nie­der­schrift spei­chern

Am Ende der Sit­zung spei­chern Sie das For­mu­lar „Word-DokumentNie­der­schrift“ mit Klick auf das Sym­bol „spei­chern“ oben links in der Menü-Leis­te:

Schaltfläche Speichern

Die Nie­der­schrift wird ge­spei­chert im Ord­ner des lau­fen­den Jah­res, z. B. im Ord­ner „Windows-Ordner2013“, im Un­ter­ord­ner „Windows-OrdnerKir­chen­vor­stand-1“ (1 ist die erste Sit­zung im Jahr 2013) unter dem Namen „Word-DokumentNie­der­schrift Kir­chen­vor­stand-1“. Einen ►Über­blick über den Ord­ner­baum fin­den Sie in der Ar­beits­hil­fe am Ende die­ses Do­ku­ments.

Info: Mit dem Spei­chern der Nie­der­schrift wird in den Do­ku­men­ten der TOPs, die Sie in die­ser Sit­zung be­ra­ten haben, im je­wei­li­gen Kopf das Datum der Be­ra­tung mit dem Be­ra­tungs­er­geb­nis ein­ge­tra­gen. So kann man auch nach meh­re­ren Be­ra­tun­gen zu einem TOP über­sicht­lich den Ver­lauf der Be­ra­tung nach­voll­zie­hen.

3.4 Nie­der­schrift aus­dru­cken und un­ter­schrei­ben

Sie dru­cken die Nie­der­schrift und las­sen sie vom Lei­ter der Sit­zung und den zwei vorab be­stimm­ten Kir­chen­vor­stands­mit­glie­dern un­ter­schrei­ben. Mit die­sen Un­ter­schrif­ten wer­den die Be­schlüs­se recht­lich wirk­sam.

Der Lei­ter der Sit­zung be­stä­tigt zu­sätz­lich mit sei­ner Un­ter­schrift neben der Sei­ten­num­me­rie­rung auf jeder Seite die Voll­stän­dig­keit der Nie­der­schrift (►Ver­wal­tungs­ver­ord­nung: Füh­rung des Pro­to­koll­bu­ches, KA 1993, Stück 8, Nr. 116). Nach dem Sie­geln hef­ten Sie die Nie­der­schrift ab in Ihrem „Ak­ten­ord­ner Sit­zungs­buch“.

Info: Die Pro­gram­mie­rung num­me­riert die Sei­ten aller Nie­der­schrif­ten eines Jah­res fort­lau­fend. Im neuen Jahr ist die erste Seite der Nie­der­schrift wie­der „Seite 1“.

Tipp: Wer ge­wohnt ist, eine An­we­sen­heits­lis­te von allen Kir­chen­vor­stands­mit­glie­dern un­ter­schrei­ben zu las­sen, kann am Ende der Sit­zung diese Nie­der­schrift als An­we­sen­heits­lis­te nut­zen. (Eine Un­ter­schrift jedes An­we­sen­den ist recht­lich nicht not­wen­dig.)

4. Aus­zü­ge dru­cken, un­ter­schrei­ben, sie­geln und wei­ter­lei­ten

Für Ta­ges­ord­nungs­punk­te, die in der Sit­zung ab­ge­schlos­sen bzw. zum Teil ab­ge­schlos­sen wur­den, wird von der Pro­gram­mie­rung au­to­ma­tisch ein Aus­zug aus dem Sit­zungs­buch ge­ne­riert. Er wird ge­spei­chert im Ord­ner des lau­fen­den Jah­res, z. B. „Windows-Ordner2013“, im Un­ter­ord­ner „Windows-OrdnerAus­zü­ge“. Der Spei­cher­na­me setzt sich zu­sam­men aus der Kir­chen­vor­stands­sit­zung und der Num­mer des TOPs. Bei­spiel: TOP 2 aus der ers­ten Kir­chen­vor­stand­sit­zung wird als Aus­zug aus dem Sit­zungs­buch ge­spei­chert mit dem Namen „Word-DokumentKir­chen­vor­stand-1-2“.

Sie dru­cken die Aus­zü­ge, las­sen den Wort­laut des Aus­zugs vom Vor­sit­zen­den und den zwei vorab be­stimm­ten Mit­glie­dern mit ihrer Un­ter­schrift und mit dem Amts­sie­gel des Kir­chen­vor­stands be­stä­ti­gen.

Tipp: Gemäß der Ge­schäfts­an­wei­sung für die Ver­wal­tung des kirch­li­chen Ver­mö­gens (VVG) wird vom Kir­chen­vor­stand ein Kir­chen­vor­stands­sie­gel ge­führt. (Bitte nicht ver­wech­seln mit dem Pfarr­sie­gel.) Die Sie­gel­füh­rung ob­liegt so­wohl dem Vor­sit­zen­den als auch dem stell­ver­tre­ten­den Vor­sit­zen­den. Das Sie­gel ist nach jedem Ge­brauch unter Ver­schluss zu hal­ten (Sie­gel­ord­nung: KA 2006, Stück 8, Nr. 96 in Ver­bin­dung mit dem ►KA 2008, Stück 1, Nr. 9)

Tipp: Gemäß Ar­ti­kel 5 der VVG kön­nen Kir­chen­vor­stän­de zur Vor­be­rei­tung und Aus­füh­rung ihrer Be­schlüs­se Aus­schüs­se und Ku­ra­to­ri­en bil­den und die­sen nach Ma­ß­ga­be von Er­mäch­ti­gungs­be­schlüs­sen auch die Ver­tre­tung der Kir­chen­ge­mein­de über­tra­gen. Die Aus­füh­rungs­be­stim­mun­gen fin­den Sie im ►KA 2013, Stück 12, Nr. 181.

5. Sit­zung ab­schlie­ßen

Die Pro­gram­mie­rung er­stellt mit dem Ab­schluss der Nie­der­schrift ein An­schrei­ben an den Ge­mein­de­ver­band zur Ver­sen­dung der ent­spre­chen­den Aus­zü­ge aus dem Sit­zungs­buch. Das An­schrei­ben ist ge­spei­chert im Ord­ner der Kir­chen­vor­stand­sit­zung, z. B. im Ord­ner „Windows-OrdnerKir­chen­vor­stand-1“ mit dem Spei­cher­na­men „Word-DokumentAn­schrei­ben GV-1“ für die erste Sit­zung des Jah­res.

Tipp: Wer­den Be­schlüs­se vom Erz­bi­schöf­li­chen Ge­ne­ral­vi­ka­ri­at kir­chen­auf­sicht­lich ge­neh­migt, sen­den Sie bitte die Aus­zü­ge eben­falls an den Ge­mein­de­ver­band, der diese an das Erz­bi­schöf­li­che Ge­ne­ral­vi­ka­ri­at wei­ter­lei­tet.

Tipp: Den „Ak­ten­ord­ner Sit­zungs­buch“ be­wah­ren Sie ver­schlos­sen im Pfarr­bü­ro auf, nur für den Kir­chen­vor­stand gut zu­gän­gig.

Im An­schluss an die Sit­zung auf dem Weg nach Hause wer­fen Sie den Brief in den Post­kas­ten.

Postkasten

Die Nach­be­rei­tung Ihrer Kir­chen­vor­stands­sit­zung ist somit am Abend der Kir­chen­vor­stands­sit­zung ab­ge­schlos­sen.

Ihnen wün­schen wir viel Er­folg und viel Freu­de mit dem di­gi­ta­len Sit­zungs­buch!

 

Auf­bau des Ord­ners „ H1c Pro­to­koll­buch“

Der Ord­ner-Baum des di­gi­ta­len Sit­zungs­bu­ches wird im Laufe der Vor­be­rei­tun­gen und Durch­füh­run­gen der Sit­zun­gen er­gänzt. Die bei­den fol­gen­den Dar­stel­lun­gen geben Ihnen einen Über­blick über die Ver­än­de­run­gen.

1. Ord­ner-Baum vor einer Kir­chen­vor­stands­sit­zung

Sie haben eine CD oder eine Zip-Datei mit dem Ord­ner-Baum des di­gi­ta­len Sit­zungs­bu­ches mit fol­gen­dem Auf­bau er­hal­ten:

Ordnerbaum vor erster Sitzung

2. Ord­ner-Baum nach der ers­ten Kir­chen­vor­stands­sit­zung

Nach Durch­füh­rung der ers­ten Kir­chen­vor­stands­sit­zung hat sich der Auf­bau Ihres Ord­ner-Baums er­wei­tert

  1. um den Ord­ner des lau­fen­den Jah­res, hier um den Ord­ner „Windows-Ordner2013“ mit sei­nen Un­ter­ord­nern „Windows-Ordner Aus­zü­ge“ und dem Ord­ner für die erste Vor­stands­sit­zung: „Windows-Ordner Kir­chen­vor­stand-1“.
  2. Im Ord­ner z. B. der ers­ten Kir­chen­vor­stands­sit­zung „ Kir­chen­vor­stand-1“, fin­den Sie den Un­ter­ord­ner „Windows-Ordnertops“, das An­schrei­ben an den Ge­mein­de­ver­band, die Datei aller Mit­glie­der des Kir­chen­vor­stands (hin­ter­legt für die Pro­gram­mie­rung), die Ein­la­dung zur Sit­zung und die Nie­der­schrift der je­wei­li­gen Kir­chen­vor­stands­sit­zung.

Ordnerbaum nach erster Sitzung

An­sprech­part­ner für Ihre Fra­gen:

Erz­bi­schöf­li­ches Ge­ne­ral­vi­ka­ri­at, Ab­tei­lung IT

Herr Krie­ner, Tel. 05251 125-1779, E-Mail: IT-an­fra­ge@​erzbistum-​paderborn.​de
Die fol­gen­den Schlag­wor­te wur­den dem Ar­ti­kel zu­ge­wie­sen: Kir­chen­vor­stand - Pro­to­koll, Kir­chen­vor­stand - Ar­beits­wei­se, Sit­zungs­buch
zu­rück
Ihre An­sprech­part­ner zum Thema sind: An­wen­der­be­treu­ung Kas­sen-/Sit­zungs­buch (Erz­bi­schöf­li­ches Ge­ne­ral­vi­ka­ri­at)
Ziel­grup­pen des The­mas sind: Kir­chen­vor­stand - Pro­to­kol­lant, Kir­chen­vor­stand - Ge­schäfts­füh­rung
Die­ser Ein­trag wurde am 01.02.2021 von Kath­rin Gres­köt­ter be­ar­bei­tet.

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