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Service und Infos IT-Anwendungen digitales Sitzungsbuch

Anleitung: Digitales Sitzungsbuch installieren

Kirchenvorstandsitzungen können Sie mit Hilfe des digitalen Sitzungsbuches vorbereiten, protokollieren und nachbereiten. Als Arbeitsmittel benötigen Sie einen Rechner mit Microsoft Word ab Version 2010 und Windows. Für den Ausdruck von Protokoll und Auszügen aus dem Sitzungsbuch im Anschluss an die Sitzung benötigen Sie einen Drucker. Grundkenntnisse im Umgang mit einem Textverarbeitungsprogramm sollten vorhanden sein oder in einem entsprechenden Einführungskurs erworben werden.

Die vollständig abgehefteten, durchnummerierten, unterschriebenen und später gebundenen Ausdrucke des digitalen Sitzungsbuches ersetzen das bisher geführte Sitzungsbuch der Kirchenvorstände in Papierform.

Tipp: Nutzen Sie alterungsbeständiges Papier, das zur Archivierung geeignet ist. (Bitte kein Umweltpapier nutzen, dies ist immer säurehaltig.)

Lassen Sie sich die Formulare des digitalen Sitzungsbuches speziell für Ihren Pastoralen Raum einrichten, z. B. den Briefkopf der Einladung mit Ihrer Anschrift und vielleicht einem Logo.

Sie installieren das digitale Sitzungsbuch in drei Schritten:

  1. Speicherort wählen
  2. Word vorbereiten
  3. Aufbau des Ordners „H1c Protokollbuch“

1. Speicherort wählen

Die Formulare und Dateien brauchen eine exakte Ordnerstruktur, damit die hinterlegte Programmierung auf die Formulare zugreifen kann. Deshalb erhalten Sie die Formulare schon eingestellt in einem Ordner-Baum mit Unterordnern und den Formularen. Der Ordner heißt „Windows-Ordner H1c Protokollbuch“.

Sie bestimmen im ersten Schritt den Speicherort für diesen Ordner. Gemäß dem Muster-Aktenplan für Kirchengemeinden (siehe Handreichung für pfarrgemeindliche Registratur- und Archivpflege) empfehlen wir im Pfarrbüro die Ablage im Ordner „Windows-OrdnerH1 Kirchenvorstand“, Unterordner „Windows-OrdnerH1c Sitzungen“.

In den Ordner „ H1c Sitzungen“ kopieren Sie den neuen Unterordner von der CD, genannt „ H1c Protokollbuch“.

Der Aufbau des Ordners „ H1c Protokollbuch“ ist im Anschluss an die Anleitung dargestellt.

2. Word vorbereiten

Die Formulare und Dateien übertragen mit Hilfe von Macro-Programmierungen untereinander Informationen und erstellen neue Dateien. Dies müssen Sie ausdrücklich erlauben. Dazu ändern Sie im Textverarbeitungsprogramm Microsoft Word die Sicherheitseinstellung:
  • Öffnen Sie ein beliebiges Word Dokument, gern auch ein leeres neues,
  • klicken Sie mit der linken Maustaste oben links am Bildschirmrand auf „Datei“
Datei-Menü in Word 2010
  • und klicken in der neu geöffneten Menü-Leiste (farbige Leiste auf der linken Seite) auf „Optionen“.
Optionen im Datei-Menü Word 2010
  • Im neuen Fenster klicken Sie in der linken Menü-Leiste „Trust Center“ bzw.       „Sicherheitscenter“ an, anschließend rechts im Fenster auf die „Einstellungen für das Trustcenter“ (bzw. Sicherheitscenter).

  • Es öffnet sich ein weiteres Fenster:

    Wählen Sie „Alle Makros aktivieren“ und setzen Sie einen Haken vor „Zugriff auf das VBA-Projektobjektmodell vertrauen“:

Hinweis: Word warnt davor, alle Makros zu aktivieren. Sollten Sie an Ihrem Rechner auch Word-Dokumente öffnen, deren Urheber Sie nicht kennen (z.B. aus dem Internet), wählen Sie „Alle Makros mit Benachrichtigung deaktivieren“. Sie müssen dann bei jedem Öffnen einer Datei des digitalen Sitzungsbuches die Makro-Verwendung zulassen, um mit dem Sitzungsbuch arbeiten zu können.
  • Bestätigen Sie die Änderung mit Klick auf die Schaltfläche „OK“ am unteren rechten Bildschirmrand.

Diese Änderungen müssen Sie auf jedem Rechner vornehmen, auf dem Sie mit dem digitalen Sitzungsbuch arbeiten.

Sie können nun Ihre erste Sitzung mit Unterstützung der programmierten Formulare vorbereiten. Die ►Anleitung: Arbeiten mit dem digitalen Sitzungsbuch begleitet Ihre Schritte.

Tipp: Übernehmen Sie z. B. im Rahmen Ihrer Tätigkeit im Kirchenvorstand die Aufgaben des Schriftführers und nutzen Ihren privaten Rechner, dann speichern Sie die Sitzungsunterlagen nicht auf Ihrem Rechner, sondern auf einem externen Datenträger, z. B. einem Daten-Stick, den Sie verschlossen aufbewahren (mit einer Sicherungskopie auf einem zweiten Daten-Stick). Das Speichern auf dem Daten-Stick sichert die Unterlagen vor dem Einblick dritter Personen.

Ihnen wünschen wir viel Erfolg!

Aufbau des Ordners „H1c Protokollbuch“

In dem Ordner „ H 1c Protokollbuch“ sind zwei Unterordner gespeichert: „ Formulare“ und „ TOP-Eingang“.

Odner Protokollbuch - Struktur

Im Ordner „ Formulare“ sind alle nach DIN Norm 5008 (Schreib- und Gestaltungsregeln) gestalteten Formulare enthalten, die Sie zur Vorbereitung der Sitzung, zur Protokollierung und Nachbereitung benötigen. Er enthält auch zwei Formulare, aus denen die hinterlegte Programmierung ihre Informationen erhält: „ Vorgaben“ und „ Datei Mitglieder Kirchenvorstand“. Diesen beiden Formularen brauchen Sie keine Beachtung schenken.

 Der Ordner „ TOP-Eingang“ ist zunächst ein leerer Ordner. Sie speichern in diesem Ordner nach und nach Ihre Tagungsordnungspunkte, die Sie zur Beratung in einer Kirchenvorstandssitzung erstellen.

 

Ansprechpartner für Ihre Fragen:

Erzbischöfliches Generalvikariat, Abteilung IT

Herr Kriener, Tel. 05251 125-1779, @

Die folgenden Schlagworte wurden dem Artikel zugewiesen: Sitzungsbuch
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Ihre Ansprechpartner zum Thema sind: Anwenderbetreuung Kassen-/Sitzungsbuch (Erzbischöfliches Generalvikariat)
Dieser Eintrag wurde am 01.02.2021 von Kathrin Greskötter bearbeitet.

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