Seite dru­cken
Ser­vice und Infos Häu­fig ge­fragt

Wie ist mit Auf­wen­dun­gen für Mit­ar­bei­ten­de und Drit­te (Ge­schen­ke, Zu­wen­dun­gen etc.) um­zu­ge­hen? - er­gän­zen­de Hin­wei­se

■ Ant­wort von: Herrn Ul­rich Neu­mann, HA Per­so­nal und Ver­wal­tung, 30.01.2018

Der Um­gang bspw. mit Ge­schen­ken und Sach­zu­wen­dun­gen ist in der Leit­li­nie „Zu­wen­dun­gen" ge­re­gelt. Wir möch­ten Sie er­neut auf die steu­er­recht­li­che Per­spek­ti­ve auf­merk­sam ma­chen und Sie um Be­ach­tung fol­gen­der Hin­wei­se bit­ten:

Aus steu­er­recht­li­cher Sicht wird bei den Auf­wen­dun­gen (Ge­schen­ke, Zu­wen­dun­gen etc.) zwi­schen Auf­wen­dun­gen an ei­ge­ne Mit­ar­bei­ten­de und an Drit­te (Frem­de, Ge­schäfts­part­ner, etc.) un­ter­schie­den. Hier­un­ter sind al­ler­dings kein Bar­geld und keine Über­wei­sung zu ver­ste­hen.

Je nach Zu­ord­nung sind un­ter­schied­li­che Grenz­wer­te zu be­ach­ten:
Bei Ge­schen­ken oder Sach­zu­wen­dun­gen an ei­ge­ne Mit­ar­bei­te­rin­nen und Mit­ar­bei­ter be­steht im Rah­men von § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG die Mög­lich­keit in­ner­halb der Frei­gren­ze i.H. von 44 € pro Monat diese Zu­wen­dun­gen Steu­er- und so­zi­al­ver­si­che­rungs­frei aus­zu­zah­len. Le­dig­lich bei be­son­de­ren An­läs­sen, wie z.B. bei einem Dienst­ju­bi­lä­um, wird diese Frei­gren­ze auf 60 € pro Monat an­ge­ho­ben.

Im Falle der Über­schrei­tung die­ser Frei­gren­ze un­ter­liegt der kom­plet­te Be­trag (inkl. MwSt.) der Steu­er­pflicht. Gem. § 37b Abs. 2 EStG be­steht für den Ar­beit­ge­ber die Mög­lich­keit im Rah­men einer Pau­schal­steu­er­ab­ga­be i.H. von 30 % die Steu­er­ab­ga­ben zu über­neh­men. Al­ler­dings sind beim Über­schrei­ten die­ser Frei­gren­ze So­zi­al­ver­si­che­rungs­bei­trä­ge zu ent­rich­ten, die bei jedem Mit­ar­bei­ten­den in­di­vi­du­ell über die Ver­dienst­ab­rech­nung ein­zu­be­hal­ten sind und zu einer tat­säch­li­chen Be­las­tung führt.

Aus die­sem Grund ist es wich­tig, dass Sie zu­künf­tig bei Ge­schen­ken oder Sach­zu­wen­dun­gen dar­auf ach­ten, dass der Brut­to­be­trag pro Mit­ar­bei­ten­den die Frei­gren­ze i.H. von 44 € bzw. 60 € pro Monat bei be­son­de­ren An­läs­sen nicht über­schrei­tet.

An­ders ver­hält es sich bei Ge­schen­ken oder Sach­zu­wen­dun­gen, die für Drit­te be­stimmt sind. Hier­bei er­gibt sich beim Über­schrei­ten des Grenz­wer­tes für Streu­wer­be­ar­ti­kel i.H. von 10 € eine Steu­er­pflicht. Gem. § 37b Abs. 1 EStG be­steht für den Ar­beit­ge­ber eben­falls die Mög­lich­keit der Pau­schal­ver­steue­rung. An­ders als bei ei­ge­nen Mit­ar­bei­te­rin­nen und Mit­ar­bei­tern sind je­doch un­ab­hän­gig des Grenz­wer­tes keine So­zi­al­ver­si­che­rungs­bei­trä­ge zu ent­rich­ten. Um eine ord­nungs­ge­mä­ße Ver­bu­chung zu ge­währ­leis­ten, schrei­ben Sie bitte zu jedem Ge­schenk den Namen, An­lass und ob es sich um einen ei­ge­nen Mit­ar­bei­ten­den oder Drit­ten han­delt. Bei meh­re­ren Ge­schen­ken ist eine Liste an­zu­hän­gen.

Wir bit­ten Sie zu­künf­tig die Grenz­wer­te für Ge­schen­ke und Zu­wen­dun­gen ins­be­son­de­re bei den ei­ge­nen Mit­ar­bei­te­rin­nen und Mit­ar­bei­tern ein­zu­hal­ten, um eine Steu­er- und Bei­trags­pflicht zu ver­mei­den. Geben Sie diese In­for­ma­ti­on auch an Ihre Mit­ar­bei­ter und Mit­ar­bei­te­rin­nen wei­ter.

Er­gän­zen­de Hin­wei­se auf­grund von Rück­fra­gen:

In die­ser Kon­kre­ti­sie­rung be­zie­hen wir uns auf den Ab­schnitt, in dem die Frei­gren­zen für ei­ge­ne Mit­ar­bei­te­rin­nen und Mit­ar­bei­ter auf­ge­führt sind. Be­zo­gen auf die Frei­gren­zen ist fest zu­hal­ten, dass diese ne­ben­ein­an­der gel­ten. Gem. § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG be­steht für den Ar­beit­ge­ber die Mög­lich­keit für jeden Mit­ar­bei­ten­den Sach­be­zü­ge, die aus kei­nem per­sön­li­chen An­lass ge­währt wer­den, i.H.v. 44 € mo­nat­lich Steu­er- und so­zi­al­ver­si­che­rungs­frei aus­zu­zah­len. Bei be­son­de­ren per­sön­li­chen An­läs­sen, wie z.B. einem Dienst­ju­bi­lä­um oder einem Ge­burts­tag, gilt gem. LStR R 19.6 Abs. 1 die Frei­gren­ze i.H.v. 60 € pro Er­eig­nis. Diese er­eig­nis­be­zo­ge­ne Frei­gren­ze ist aber nicht zu der mo­nat­li­chen Frei­gren­ze von 44 € hin­zu­zu­rech­nen. In die­sem Zu­sam­men­hang wei­sen wir Sie noch dar­auf hin, dass die Frei­gren­zen nicht pro Kos­ten­stel­le o.ä. gel­ten, son­dern in­di­vi­du­ell pro Mit­ar­bei­ten­den zu be­trach­ten sind.

Wich­tig ist, dass beide Frei­gren­zen ge­trennt von­ein­an­der auf eine Über­schrei­tung zu prü­fen sind, wobei der Be­trag inkl. MwSt. an­zu­set­zen ist. Bei einer Über­schrei­tung ist der Sach­be­zugs­wert  grund­sätz­lich als Steu­er- und so­zi­al­ver­si­che­rungs­pflich­ti­ger Ar­beits­lohn zu be­wer­ten.

Wei­te­re Rück­fra­gen be­zo­gen sich auf den ge­nau­en Um­gang mit ge­ring­fü­gig Be­schäf­tig­ten und eh­ren­amt­li­chen Mit­ar­bei­ten­den. Beide Per­so­nen­grup­pen un­ter­lie­gen den o.g. Frei­gren­zen für ei­ge­ne Mit­ar­bei­ten­de, al­ler­dings kön­nen die Aus­wir­kun­gen bei einer Über­schrei­tung aus Steu­er- und so­zi­al­ver­si­che­rungs­recht­li­cher Sicht eine stär­ke­re Aus­wir­kung haben wie ge­gen­über Mit­ar­bei­ten­den mit einer so­zi­al­ver­si­che­rungs­pflich­ti­gen Be­schäf­ti­gung, da zuvor ge­rin­ge­re bzw. keine Bei­trä­ge zu zah­len waren.

Eine ein­ma­li­ge Über­schrei­tung der Frei­gren­ze kann be­reits zu einer Über­schrei­tung der­zu­läs­si­gen Ver­dienst­gren­ze für ge­ring­fü­gig Be­schäf­tig­te füh­ren, wor­aus eine Steu­er- und so­zi­al­ver­si­che­rungs­pflich­ti­ge Be­schäf­ti­gung re­sul­tie­ren kann.

Bei eh­ren­amt­li­chen Mit­ar­bei­ten­den kann aus einer Über­schrei­tung des Frei­be­trags nach § 3 Nr. 26a EStG eben­falls ein Steu­er- und so­zi­al­ver­si­che­rungs­pflich­ti­ger Ar­beits­lohn ent­ste­hen, al­ler­dings be­schränkt sich die­ser auf den über den Frei­be­trag der eh­ren­amt­li­chen Tä­tig­keit über­stei­gen­den Teil.

Da für jeden Mit­ar­bei­ten­den eine in­di­vi­du­el­le Prü­fung im Falle einer Über­schrei­tung der Frei­gren­ze durch­zu­füh­ren ist um mög­li­che Aus­wir­kun­gen fest­stel­len zu kön­nen, bit­ten wir Sie noch­mals zu­künf­tig die Grenz­wer­te ein­zu­hal­ten. Mög­li­che Steu­er- und so­zi­al­ver­si­che­rungs­pflich­ti­ge Bei­trä­ge kön­nen so ver­mie­den wer­den.


Für Rück­fra­gen steht Ihnen Frau Linda Bür­ger, HA Fi­nan­zen, Telef.: 05251/125-1311 oder Herr Ul­rich Neu­mann, HA Per­so­nal und Ver­wal­tung, Telef.: 05251/125-1656 zur Ver­fü­gung.

Die fol­gen­den Schlag­wor­te wur­den dem Ar­ti­kel zu­ge­wie­sen: Zu­wen­dung
Diese Texte sind eine all­ge­mei­ne Erst­in­for­ma­ti­on ohne den An­spruch auf Voll­stän­dig­keit und Gül­tig­keit für kon­kre­te Ein­zel­fäl­le. Trotz gründ­li­cher Prü­fung und Re­cher­che kann für die In­hal­te keine Haf­tung über­nom­men wer­den. Im Zwei­fel wird eine Rück­spra­che mit den zu­stän­di­gen Fach­ab­tei­lun­gen des Erz­bi­schöf­li­chen Ge­ne­ral­vi­ka­ria­tes emp­foh­len.
zu­rück
Ihre An­sprech­part­ner zum Thema sind: Un­ter­stüt­zung der Ver­wal­tung im Pas­to­ra­len Raum (Erz­bi­schöf­li­ches Ge­ne­ral­vi­ka­ri­at)
Die­ser Ein­trag wurde am 24.04.2018 von Na­di­ne Küpke be­ar­bei­tet.

Ansprechpersonen