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Anleitung: Buchen auf dem digitalen Kassenbuch

Das digitale Kassenbuch dokumentiert die Bar- und Konto-Bewegungen auf einem oder auf mehreren Konten, d.h. wann welche Einnahmen oder Ausgaben wofür getätigt wurden, mit der Zuordnung zu den Konten.

Das digitale Kassenbuch ist ein einfaches und leicht zu bedienendes Kassenbuch. Die vollzählig abgehefteten Ausdrucke des digitalen Kassenbuches ersetzen das Spenden- und Kollekten- sowie Treuhandbuch in Papierform.

BUCHEN auf dem digitalen Kassenbuch bedeutet, die Konto-Bewegungen in das digitale Kassenbuch einzutragen.

TIPP: Speichern Sie für erste Übungen, z. B. auch für Ihre Kollegen, eine Kopie von Ihrem Kassenbuch. Eine zweite Kopie des Kassenbuches sollten Sie speichern für das kommende Jahr, in dem sie gemäß unserer Empfehlung unter ►Digitales Kassenbuch für einfache Buchungserfassung

1. Kostenstellen festlegen

Die Erträge der Kollekten oder Sammlungen sowie aller Spenden und ihre Verwendung sind im Spenden- und Kollektenbuch oder in das Treuhandbuch einzutragen und zu belegen, (►Gesetz über die Abhaltung, Verwaltung und Verwendung von Spenden und Kollekten). Untergliedern Sie die Einnahmen und Ausgaben der Kirchengemeinde, so wird übersichtlich, für welchen Zweck die Gelder zur Verfügung stehen. Legen Sie zu diesem Zweck Kostenstellen fest. Einrichten werden Sie diese unter Schritt ▼3.2 Erste Buchung durchführen. Sie können zu jeder Zeit weitere Kostenstellen hinzufügen.

TIPP: Wichtige Kostenstellen sind zweckgebundene Spenden, Diözesankollekten und freie Kollekten.

2. Kassenbuch einrichten

3. Buchungen durchführen

3.1 Kirchengemeinde und Konto auswählen

Mit dem Start des Kassenbuches öffnet sich das Formular „Kassenbuchkontoauswahl“:

Rechts neben dem Eingabefeld [Kirchengemeinde] klicken Sie auf den kleinen Pfeil ▼. Sie wählen die Kirchengemeinde aus, für die Sie buchen.
Im aufgeklappten Fenster werden die Konten/wird das Konto der Kirchengemeinde angezeigt. Wählen Sie mit einem Mausklick das Konto, auf dem Sie buchen.
Klicken Sie auf die hellblaue Schaltfläche [Buchen…], unten links. Das Fenster „Buchungen“ öffnet sich.

3.2 Erste Buchung durchführen

In der oberen Hälfte des Fensters beginnen Sie mit Ihrer Buchung.

Das aktuelle Datum wird vorgeschlagen:
- Sie übernehmen das Datum, wenn Sie das Feld überspringen.
- Sie ändern das Datum, indem Sie rechts neben dem Datumsfeld auf das Kalenderblatt klicken und ein Datum wählen.
Die Belegnummer wird Ihnen in fortlaufender Reihenfolge vorgeschlagen:
- Sie übernehmen die angebotene Belegnummer, indem Sie zum nächsten Feld wechseln.
- Sie ändern die Belegnummer mit einem Klick in das Feld und der Eingabe einer neuen Nummer.

TIPP: Gemäß der Grundsätze einer ordnungsgemäßen Buchführung muss zu jeder Buchung ein Beleg vorhanden sein.

Die Kostenstelle festlegen:
- Sie wählen eine vorgegebene Kostenstelle mithilfe des kleinen Pfeils ▼ am rechten Rand des Eingabefeldes.
- Sie richten eine neue Kostenstelle ein, indem Sie in das Eingabefeld den Begriff für die neue Kostenstelle eingeben und mit der Enter-Taste bestätigen. Es öffnet sich ein Fenster mit der Abfrage „Die Kostenstelle … ist noch nicht vorhanden. Soll sie neu erfasst werden?“ Sie bestätigen mit [Ja].
Im Feld „Einnahme/Ausgabe“ buchen Sie die Höhe der Einnahme bzw. der Ausgabe, ohne den Zusatz Euro.
Die Eingabe des Buchungstextes ist eine Pflichteingabe.

TIPP: Überprüfen Sie nach Eingabe des Buchungstextes die Eingaben Ihrer Buchung. Mit dem nächsten Schritt, der Bestätigung der Buchung, ist eine Änderung der Buchung nicht mehr möglich. Die bestätigte Buchung kann nur durch eine Gegenbuchung aufgehoben werden.

Bestätigen Sie die eingegebene Buchung mit einem Klick auf das Eingabefeld [nächste Buchung]. Die letzte Buchung wird im unteren Bereich dieses Fensters als Information angezeigt.

3.3 Weitere Buchungen durchführen

Die nächste Buchung führen Sie im gleichen Eingabefeld durch:

Für die weiteren Buchungen folgen Sie erneut dem Pfad von Punkt ▼3.2 Erste Buchung durchführen.
Sie schließen die Eingabe der Buchungen mit einem Mausklick auf die hellblaue Schaltfläche [Beenden]. Das Eingabefenster „Buchungen“ schließt sich.

Hinweis: Die Verbuchung der Ein- und Ausgaben sollte in zeitlicher Folge vorgenommen werden (►Gesetz über die Abhaltung, Verwaltung und Verwendung von Spenden und Kollekten).

3.4. Beispielbuchungen

Beispiel 1

Die Messdiener hatten am 15.05. einen wunderschönen Ausflug zum Freilichtmuseum in Detmold. Pfarrsekretärin Carla überweist 450,-- Euro für die Bahnfahrkarten an die DB. Carla bucht:

Das Datum der Überweisung ist der 23.05.2013, die Rechnung erhält die Beleg Nummer 1, die Kostenstelle hat Carla „Jugendarbeit“ genannt, als Ausgabe bucht Carla 450,00 Euro und der Buchungstext heißt „Rechnungsschreiben der DB bzgl. Messdienerfahrt vom 15.05.2013“.

Carla klickt auf das Eingabefeld „nächste Buchung“, der Text wird übernommen in das Feld „letzte Buchungen“. Das Eingabefeld im oberen Drittel des Fensters ist frei für eine neue Buchung:

Beispiel 2

Frau Mayer bestellt bei Pfarrsekretärin Carla eine Messe für den 25.05.2013 um 10.00 Uhr. 2,50 Euro zahlt Frau Mayer sofort. Carla bucht:

Das Datum der Zahlung ist der 23.05.2013, die Notiz/das entsprechende Formular bekommt Beleg Nummer 2, die Kostenstelle heißt „Messintentionen“, als Einnahme bucht sie 2,50 Euro und der Buchungstext heißt „Frau Mayer hat für den 25.05.2013 eine Messe bestellt“.

Carla klickt auf das Eingabefeld „nächste Buchung“, der Text wird übernommen in das Feld „letzte Buchungen“. Das Eingabefeld im oberen Drittel des Fensters ist frei für eine neue Buchung:

Beispiel 3

Ein Gemeindemitglied steckt Pastor Berthold am 23.05.2013 für die Kirchenrenovierung 200,-- Euro zu. Pfarrer Bertold zahlt die 200 Euro am selben Tag auf dem Konto ein. Pfarrsekretärin Carla verbucht die Spende:

Das Datum der Spende ist der 23.05.2013, die Notiz über die Spende/das Formular erhält Beleg Nummer 3, die Kostenstelle heißt „Spenden“, Einnahme ist 200,00 Euro und der Buchungstext heißt „Spende durch ein Gemeindemitglied für die Kirchenrenovierung“.

Carla klickt auf das Eingabefeld „nächste Buchung“, der Text wird übernommen in das Feld „letzte Buchungen“. Das Eingabefeld im oberen Drittel des Fensters ist frei für eine neue Buchung.

Carla beendet die Eingaben. Sie klickt auf die Schaltfläche „beenden“ und druckt die Buchungen wie unter ▼4. Buchungen drucken beschrieben.

4. Buchungen drucken

Sie können im ersten Fenster „Kassenbuchkontoauswahl“ wählen, ob Sie alle Buchungen ausdrucken (Listendruck…) oder ob Sie die Buchungen einer Kostenstelle getrennt ausdrucken.

4.1 Ausdruck aller Buchungen

Nach elektronischen Neueintragung Ihrer Buchungen ist immer ein Ausdruck erforderlich (►KA 2002, Stück 14, Nr. 249).

Das Kassenbuch beginnt mit dem Ausdruck automatisch nach der letzten gedruckten Buchung.

Sie leiten den Druck aller noch nicht gedruckten Buchungen mit Klick auf die blaue Schaltfläche [Listendruck…] ein.
Es öffnet sich das Fenster „Listendruck“. Sie bestätigen mit Klick auf [Drucken…]. Die Buchungsliste wird in einem Vorschau-Fenster angezeigt.

Es gibt zwei unterschiedliche Möglichkeiten zu drucken:

Läuft das Kassenbuch auf Ihrem Rechner mithilfe des Programms Access 2010:

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Liste, ein weiteres Fenster öffnet sich, in dem Sie [Drucken] wählen und mit [OK] bestätigen.

Läuft das Kassenbuch auf Ihrem Rechner mithilfe von Runtime:

Sie drucken die Buchungen mit der Tastenkombination [Strg] und [p] und bestätigen mit [OK].

Nach Ausdruck der Buchungen schließen Sie die Fenster:

Das noch immer geöffnete Fenster „Listendruck“ schließen Sie mit Klick auf die hellblaue Schaltfläche „Vorgang abschließen“.

Bitte beachten Sie: Nach dem Druck der Buchungen ist das Feld „letzte Buchungen“ wieder frei. Sie beginnen bei der nächsten Eingabe der Buchungen mit einem freien Fenster.

4.2 Ausdruck der Buchungen einer Kostenstelle

Sie können z. B. für Auswertungen die Buchungen für nur eine Kostenstelle ausdrucken,

entweder für ein Konto:

Sie klicken auf die blaue Schaltfläche [Auswertung…(Kostenstelle/Einzelkonto)].

oder für alle Konten:

Sie klicken auf die blaue Schaltfläche [Auswertung… (Kostenstelle/alle Konten)].

Es öffnet sich das Fenster „Auswertung“. Sie wählen nun den Datenzeitraum und die Kostenstelle.

Sie wählen den Datenzeitraum, für den Sie den Ausdruck der Buchungen wünschen, mithilfe des Kalenderblattes rechts neben dem Feld „Startdatum“. Nach Eingabe des Startdatums klicken Sie in das Feld „Enddatum“. Der Kalender verschiebt sich nach unten neben das Feld „Enddatum“. Sie wählen mit erneutem Klick auf den Kalender das Enddatum aus.

TIPP: An dieser Stelle macht die Schaltfläche [Heute] unter dem Kalendermonat häufig Sinn.

Die gewünschte Kostenstelle wählen Sie mit einem Doppelklick.
Sie bestätigen mit Klick auf die blaue Schaltfläche [Drucken]. Die Buchungsliste wird als Vorschau angezeigt.

Es gibt wieder die beiden unterschiedlichen Möglichkeiten, zu drucken:

Läuft das Kassenbuch auf Ihrem Rechner mithilfe des Programms Access 2010:

Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Liste, ein weiteres Fenster öffnet sich, in dem Sie [Drucken] wählen und mit [OK] bestätigen.

Läuft das Kassenbuch auf Ihrem Rechner mithilfe von Runtime:

Sie drucken die Buchungen mit der Tastenkombination [Strg] und [p] und bestätigen mit [OK].

Nach Ausdruck der Buchungen schließen Sie die Fenster:

Sie schließen das Fenster „Auswertung (Kostenstelle) mit Klick auf das Kreuz x in der rechten Ecke des Fensters.
Das noch immer geöffnete Fenster „Auswertung“ schließen Sie mit Klick auf die hellblaue Schaltfläche „Beenden“.

Bitte beachten Sie: Nach dem Druck der Buchungen ist das Feld „letzte Buchungen“ wieder frei. Sie beginnen bei der nächsten Eingabe der Buchungen mit einem freien Fenster.

5. Buchungsprotokolle unterschreiben, abheften und binden

6. Kassenbuch sichern

7. Jahresabschluss

8. Checkliste für den Alltag

9. Beispiele zur Ermittlung der Anfangsbestände

Die beiden folgenden Beispiele veranschaulichen eine mögliche Vorgehensweise, wie Sie Ihre Anfangsbestände ermitteln, um sie unter ▲3. Erste Buchungen durchführen zu buchen:

Beispiel: Barkasse

Die Barkasse weist zum 31.12.2012 ein Guthaben in Höhe von 65,20 Euro auf. Kostenstellen wurden nicht eingerichtet.

Schritt 1: Übersichtlich dargestellt werden die Informationen in einer Tabelle:

Konto	Kostenstelle	Aktueller Stand/Betrag
Barkasse	---------	+ 65.20 Euro

Schritt 2: Sie übernehmen den aktuellen Stand der Barkasse in das digitale Kassenbuch mit folgender Buchung auf das Konto Barkasse:

mit dem Datum 01.01.2013 und der Belegnummer 1 ohne (keine) Kostenstelle eine Einnahme in Höhe von 65,20 Euro und schreiben als Buchungstext z. B. „Stand zum 01.01.2013“, als Beleg heften Sie z. B. eine Kopie des Buchungsausdrucks ab.

Für dieses Beispiel ist Ihr Konto „Barkasse“ eingerichtet mit einem Anfangsbestand von 65,20 Euro. Sie können mit der Buchung Ihrer neuen Ein- und Ausgaben beginnen.

Beispiel: Spenden- und Kollektenbuch

Ihr Spenden- und Kollektenbuch weist ein Guthaben in Höhe von insgesamt 127 850,00 Euro auf. Dieser Betrag enthält das Guthaben aus der Kostenstelle „freie Kollekten“ in Höhe von 124,50 Euro und der Kostenstelle/zweckgebundenen Spende „Kirchenglocke“ in Höhe von 125 550,00 Euro. Die Kostenstelle „Wein“ steht im Minus in Höhe von 18,00 Euro. (Sie erwarten eine Erstattung vom Gemeindeverband.)

Schritt 1: Diese Bestände können Sie übersichtlich in einer Tabelle darstellen:

Konto	Kostenstelle	Aktueller Stand/Betrag
Spenden- und Kollektenbuch	gesamt	+ 127 850,00 Euro
Spenden- und Kollektenbuch	Freie Kollekte	+ 124,50 Euro
Spenden- und Kollektenbuch	Kirchenglocke (zweckgebundene Spende)	+ 125 550,00 Euro
Spenden- und Kollektenbuch	Wein	- 18,00 Euro
Spenden- und Kollektenbuch	Restbetrag auf dem Konto nach Abzug der Kostenstellen	+ 21 935,00 Euro

Schritt 2: Sie übernehmen die Guthaben für die Kostenstellen, das Defizit für die Kostenstelle „Wein“ und den Restbetrag auf dem Konto mit folgenden vier Buchungen auf das Spenden- und Kollektenbuch:

mit dem Datum 01.01.2013 und der Belegnummer 1 auf die Kostenstelle „Freie Kollekte“ Einnahmen in Höhe von 124,50 Euro mit dem Buchungssatz „Stand zum 01.01.2013“, als Beleg können Sie die Aufstellung der Kostenstelle „freien Kollekten“, einen Kontoauszug oder einen handgeschriebenen Vermerk hinzufügen

mit dem Datum 01.01.2013 und der Belegnummer 2 auf die Kostenstelle „Kirchenglocke“ Einnahmen in Höhe von 125 550,00 Euro mit dem Buchungssatz „Stand zum 01.01.2013“, als Beleg können Sie die Aufstellung der zweckgebundenen Spende „Kirchenglocke“, einen Kontoauszug oder einen handgeschriebenen Vermerk hinzufügen
mit dem Datum 01.01.2013 und der Belegnummer 3 auf die Kostenstelle „Wein“ Ausgaben in Höhe von 18,00 Euro mit dem Buchungssatz „Stand zum 01.01.2013“, als Beleg können Sie die Aufstellung der Kostenstelle „Wein“, einen Kontoauszug oder einen handgeschriebenen Vermerk hinzufügen
mit dem Datum 01.01.2013 und der Belegnummer 4 ohne (keine) Kostenstelle buchen Sie den restlichen Betrag in Höhe von 21 935,00 Euro mit dem Buchungssatz „Stand zum 01.01.2013“, als Beleg können Sie z. B. die Berechnung dieses Betrages hinzufügen.

Den Gesamtbetrag des Spenden- und Kollektenbuches in Höhe von 127 850,00 Euro buchen Sie nicht, da Sie die nach Kostenstellen aufgeteilten Beträge und den Restbetrag buchen.

Sie haben die Überträge ermittelt, beginnen Sie mit der laufenden Buchung.

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Ihre Ansprechpartner zum Thema sind: Anwenderbetreuung Kassen-/Sitzungsbuch (Erzbischöfliches Generalvikariat)
Dieser Eintrag wurde am 01.02.2021 von Kathrin Greskötter bearbeitet.

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	Neue Buchung einleiten mit [nächste Buchung]
	Eingabe der Buchungen mit blauer Schaltfläche [Beenden]
Buchungen drucken	Druck aller eingegebenen Buchungen: mit der Schaltfläche [Listendruck] Oder Druck aller Buchungen zu einer Kostenstelle auf einem Konto: [Auswertung…(Kostenstelle/Einzelkonto)] auf allen Konten: [Auswertung…(Kostenstelle/alle Konten)]	3.Fenster: Kassenbuch-kontoauswahl 4. Fenster: Buchungs-listendruck
	Bestätigen mit [Drucken]
	Klick der rechten Maustaste auf die Buchungsliste, bestätigen mit [Drucken] und [OK] oder Tastenkombination [Strg] und [p]
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