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Pas­to­ra­ler Pla­nungs­pro­zess Struk­tu­ren für Zu­sam­men­ar­beit auf­bau­en

Adress­ver­wal­tung ein­rich­ten

Eine Zen­tra­le Adress­ver­wal­tung, bei der alle Mit­ar­bei­tern auf eine Datei zu­grei­fen, bie­tet den Vor­teil, dass Red­un­dan­zen (z.B. eine Adres­se in meh­re­ren Da­tei­en) ver­mie­den wer­den. Der Ar­beits­auf­wand für die Pfle­ge der Adres­sen ver­mie­den sich und es gibt keine un­ter­schied­lich ak­tu­el­len Stän­de in ver­schie­de­nen Da­tei­en. Die Pfle­ge der Adres­sen kann trotz­dem de­zen­tral (Zu­ständg­kei­ten für Adress­grup­pen) er­fol­gen.

PfarrerPastoralteamBüroteam

+Ent­schei­dung über Ein­füh­rung einer Adress­ver­wal­tung tref­fen

Ist es der rich­ti­ge Zeit­punkt, eine zen­tra­le Adress­ver­wal­tung ein­zu­füh­ren? Es wird nur we­ni­ge Aus­nah­men geben, in denen eine (teil­wei­se) de­zen­tra­le Adress­ver­wal­tung sinn­voll ist.

PfarrerPastoralteamADM/VLSekretariat des Leiters

+An­for­de­rungs­ka­ta­log für Adressver­al­tung fest­le­gen

Wel­che Adres­sen wer­den im Pas­to­ral­ver­bund ge­braucht?
Wofür soll eine ge­mein­sa­me Adress­da­tei ge­nutzt wer­den?
Wer ist für die Ak­tua­li­tät und Pfle­ge der Adress­da­tei ver­ant­wort­lich?
Wel­che Aus­wahl/Ab­fra­ge­mög­lich­kei­ten müs­sen ge­ge­ben sein?

PfarrerPastoralteamADM/VLSekretariat des Leiters

+sich über mög­li­che Adress­ver­wal­tun­gen in­for­mie­ren

Für die zen­tra­le Adress­ver­wal­tung kann das Mel­de­we­sen­pro­gramm MW­plus, Lotus Notes, Out­look, eine Ent­wick­lung auf Basis einer Da­ten­bank wie MS Ac­cess oder an­de­re ge­nutzt wer­den (MS Excel ist für eine grö­ßer Zahl von Lis­ten we­ni­ger ge­eig­net). Unter Um­stän­den muss ein Pro­gramm an­ge­schafft oder ein vor­han­de­nes Pro­gramm an­ge­passt und/oder ein­ge­rich­tet wer­den.

PfarrerPastoralteamADM/VLSekretariat des Leiters

+Zu­stän­dig­keit für die Ein­füh­rung fest­le­gen

Wer küm­mert sich um den Kauf und oder die Ein­rich­tung des Pro­gramms?
Wer über­nimmt die Da­ten­ein­ga­be?

PfarrerPastoralteamADM/VLSekretariat des Leiters

+Ka­te­go­ri­en fest­le­gen

Nach wel­chen Ka­te­go­ri­en sol­len Ab­fra­gen/Adress­aus­wah­len mög­lich sein?

PfarrerPastoralteamADM/VLSekretariat des Leiters

+Um­fang der Da­ten­sät­ze fest­le­gen

Wel­che Daten soll ein Da­ten­satz ent­hal­ten (Name, Titel, Adres­se, Te­le­fon, E-Mail, Ge­burts­da­tum …). Der Um­fang des Da­ten­sat­zes ist von der ge­plan­ten Nut­zung ab­hän­gig.
Es gilt in der kirch­li­chen Da­ten­ver­wal­tung der Grund­satz der Spar­sam­keit: Es sol­len nur Daten er­fasst wer­den, die für die Er­fül­lung der Auf­ga­ben un­ver­zicht­bar sind.

PfarrerPastoralteamADM/VLSekretariat des Leiters

Adress­ver­wal­tung aus­wäh­len

Sekretariat des Leiters

+Pro­gramm kau­fen und/oder vor­han­de­nes Pro­gramm ein­rich­ten

bei Kauf KV mit ein­be­zie­hen (KV-Be­schluss not­wen­dig), für Ein­rich­tung even­tu­ell ex­ter­nen Dienst­leis­ter be­auf­tra­gen

PfarrerPastoralteamADM/VLSekretariat des Leiters

+Zu­gangs- und/oder Nut­zungs­be­rech­ti­gun­gen be­spre­chen und fest­le­gen

Die Da­ten­schutz­richt­li­ni­en sind zu be­ach­ten.

PfarrerPastoralteamBüroteam

+Zu­stän­dig­keit für Da­ten­pfle­ge und den Da­ten­schutz fest­le­gen

Zen­tral (ge­mein­sa­mes Büro) oder de­zen­tral (jeder sei­nen Be­reich)

Sekretariat des Leiters

+Zu­stän­dig­kei­ten do­ku­men­tie­ren

z.B. durch Be­spre­chungs­pro­to­koll

Sekretariat des Leiters

Zu­stän­dig­keits­re­ge­lung aus­dru­cken

Sekretariat des Leiters

Zu­stän­dig­keits­re­ge­lung allen Be­tei­lig­ten zu­stel­len

Sekretariat des LeitersPfarrerPastoralteamADM/VL

+Da­ten­ein­ga­be pla­nen

Wer soll die Erst­ein­ga­be der Daten über­neh­men? Ist genug Ar­beits­ka­pa­zi­tät vor­han­den? Ist dafür eine Schu­lung oder Ein­ar­bei­tung not­wen­dig?

Pfarrer

+Auf­ga­ben zu­wei­sen

u.U. schrift­lich

PfarrerPastoralteamADM/VLSekretariat des Leiters

+Ar­beits­un­ter­bre­chung

Ein­rich­tung, Ein­füh­rung, Er­pro­bung

PfarrerPastoralteamADM/VLBüroteam

+Re­fle­xi­on über Ein­füh­rung und Er­pro­bungs­pha­se durch­füh­ren

Konn­te die Adress­ver­wal­tung wie ge­plant ein­ge­führt wer­den? Hat sie sich be­währt? Sind An­pas­sun­gen not­wen­dig?

PfarrerPastoralteamADM/VLSekretariat des Leiters

not­wen­di­ge An­pas­sun­gen vor­neh­men

Die fol­gen­den Schlag­wor­te wur­den dem Ar­ti­kel zu­ge­wie­sen: Adres­sen, Pas­to­ra­ler Raum
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Ihre An­sprech­part­ner zum Thema sind: Un­ter­stüt­zung der Ver­wal­tung im Pas­to­ra­len Raum (Erz­bi­schöf­li­ches Ge­ne­ral­vi­ka­ri­at)
Ziel­grup­pen des The­mas sind: Pas­to­ral­team, Lei­ter des Pas­to­ra­len Rau­mes, Büro, Büro - Se­kre­ta­ri­at des Lei­ters
Die­ser Ein­trag wurde am 25.02.2020 von Na­di­ne Küpke be­ar­bei­tet.

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