Verwaltungshandbuch

für das Erzbistum Paderborn

Pfarreistruktur ändern

Neupfarrung: Neue Pfarrei einrichten

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Neupfarrung: Neue Pfarrei einrichten

Nachdem der Erzbischof die Errichtung der neuen Pfarrei vollzogen hat, sind eine Reihe von Arbeiten nötig, um diese Veränderung umzusetzen.
Die aufgezählten Arbeitsschritte können zum Teil parallel und in verteilten Zuständigkeiten bearbeitet werden.

Ernennung des Pfarrers für neue Pfarrei

Antrag auf neues Pfarrsiegel erstellen

Das Pfarrsiegel enthält außen umlaufend den Namen der Pfarrei und in der Mitte ein durch einen Künstler gezeichnetes Bild. Das EGV vermittelt bei Bedarf Künstler, die eine Reinzeichnung für das Siegel erstellen. Der Entwurf für das Pfarrsiegel bedarf der Genehmigung durch die Kunstkommission des Erzbistums.
Existieren mehrere Bürostandorte und die entsprechenden Vollmachten für die Siegelverwendung, können mehrere Ausfertigungen des Pfarrsiegels beantragt werden. Dies sollte im Antrag begründet werden.

Antrag auf neues KV-Siegel erstellen

Das KV-Siegel kann in seiner Gestaltung aus drei Mustern ausgewählt werden.
Soll das KV-Siegel an mehreren Orten verwendet werden (z.B. während der Sitzung bei Nutzung des digitalen Sitzungsbuches durch den geschäftsführenden Vorsitzenden und im Pfarrbüro durch den Pfarrer), können mehrere Ausfertigungen des KV-Siegels beantragt werden. Dies sollte im Antrag begründet werden.

Anträge auf Siegel ans EGV senden

Auf Antwort EGV warten

Neue Siegel entgegennehmen

Siegel der erlöschenden Pfarreien ans Archiv übergeben

Die alten Siegel können zur Aufbewahrung ans Erzbischöfliche Diözesanarchiv (Domplatz 3, 33098 Paderborn) gegeben werden. Sie können aber auch an unzugänglicher Stelle in der Kirchengemeinde aufbewahrt werden.

Neue Kirchenbücher und neue Chronik beschaffen

Bezugsquellen: Bonifatius Buchhandlung, Paderborn (im Internet unter www.bonifatius-buchhandlung.de); Schmitt Verlag, Siegburg (im Internet unter www.verlagfranzschmitt.de); Cordier, Heiligenstadt (im Internet unter www.cordierverlag.de).
Nicht immer stehen die Kirchenbücher sichtbar im Programm der Verlage. Es gibt Standardversionen, es sind aber auch Maßanfertigungen möglich.

Neues Corporate Design für Einrichtungen und Veröffentlichungen entwickeln lassen

Hinweise dazu in Kapitel 1.5 im Leitfaden für ein Rahmenkonzept Öffentlichkeitsarbeit im Pastoralen Raum.
Hinweise zur Beschilderung von Büros und Gebäuden in den Empfehlungen für die Ausstattung des Büros am Sitz des Leiters.

IT anpassen

Briefbogen, Pfarrnachrichten, E-Mail-Adressen und -Signaturen, Homepage.
In der Regel ist es sinnvoll, diese Aufgabe einem Dienstleister zu übergeben.

Pfarrsekretär/in mit Schwerpunkt kirchliches Meldewesen

Entscheidung über künftige Verwaltung der Meldewesendaten treffen

Die Neupfarrung muss in den Strukturen des Meldewesens nachgeführt werden. Dies ist auf zwei Arten möglich:
Die Altstrukturen werden vollständig gelöscht. Somit ist zum Beispiel bei der Erstellung von Listen keine regionale Unterstrukturierung mehr möglich.
Die Altstruktur bleibt für Abfragezwecke erhalten. Über speziell zu erstellende Abfragen ist auch die Abfrage über die Neustruktur möglich.
Bei der Überlegung, welche Variante für die konkrete Situation und Arbeitsweise der Büros passend ist, berät die Anwenderbetreuung für das kirchliche Meldewesen im Erzbischöflichen Generalvikariat gerne.

Mitteilung über gewünschte Verwaltung der Meldewesendaten an Erzbischöfliches Generalvikariat erstellen

Muster

Brief unterschreiben

Brief zum Postversand an das Pfarrbüro übergeben

Registratur und Archiv auf neue Struktur anpassen

Die Akten der erlöschenden Kirchengemeinden werden nicht weiter geführt. Alle Akten werden mit Stichtag Errichtung der neuen Pfarrei neu angelegt. Es empfielt sich, Ordner gemäß den Empfehlungen des Diözesanarchivs für Pfarrregistratur und Pfarrarchiv anzulegen.

Vollmachten für pfarramtliche Aufgaben erteilen

Zur Erleichterung der Arbeitsabläufe in den Pfarrbüros sollte der Pfarrer z.B. dem Pfarrsekretariat Vollmachten übertragen.

Chroniken der erlöschenden Kirchengemeinde schließen und ins Archiv überführen

Bei Abschluss einer Chronik ist dort zu vermerken, welcher Kirchengemeinde das bisherige Pfarrgebiet zugewiesen wurde.

Neue Chronik anlegen

Siehe Hinweise zum Führen der Chronik.

Kirchenbücher der erlöschenden Kirchengemeinden schließen und ins Archiv überführen

Bei Abschluss eines Kirchenbuches ist dort zu vermerken, welcher Kirchengemeinde das bisherige Pfarrgebiet zugewiesen wurde.

Neue Kirchenbücher anlegen

Buchhaltung örtlicher Gelder der erloschenen Kirchengemeinden abschließen

Während der Vorbereitung auf das Dekret sind die Vermögenswerte bereits dokumentiert worden.

Buchhaltung örtlicher Gelder (Spenden, Kollekten, Treuhandgelder des KV) für neue Kirchengemeinde anlegen

Die Abschlussbeträge der Kostenstellen der erloschenen Kirchengemeinden jeweils als einzelne Buchungen in die Buchhaltung der neuen Kirchengemeinde einbuchen.

Lagerbücher der erloschenen Kirchengemeinden schließen und ins Archiv überführen

Bei Abschluss eines Lagerbuches ist dort zu vermerken, welcher Kirchengemeinde das bisherige Pfarrgebiet zugewiesen wurde.

Grundbuchberichtigung beim Notar beauftragen oder direkt beim Amtsgericht beantragen

siehe Musterbrief

Auf Mitteilung des Amtsgerichts warten

Mitteilung des Amtsgerichts über Grundbuchänderung entgegennehmen

Mitteilung des Amtsgerichts überprüfen

Mitteilung des Amtsgerichts archivieren

Namen der Kirchengemeinde und Befugnisse bei Banken u.ä. ändern

Trägerschaft ändern

z.B. Kindergarten, Friedhof, Krankenhaus, KÖB, auch Satzungen von Chören, …

Vertragspartner informieren

Kommune, Versicherungen, Versorger (Strom, Wasser), Lieferanten ….

Konstituierende Sitzungen der neuen (Übergangs-) Gremien durchführen

Gemeindeverband über die Errichtung der neuen Gremien informieren

Öffentlichkeit informieren

Zeitungsbericht vorbereiten
Presse zu Gründungsgottesdienst und Feier einladenVollmachten für die Vermögensverwaltung erteilen

Zur Erleichterung der Arbeitsabläufe im Kirchenvorstand bzw. Vermögensverwaltungsrat der neuen Pfarrei sollte die Möglichkeit von Gattungsvollmachten (z.B. für einzelne Aufgabenfelder) geprüft werden.

Gründungsgottesdienst und Feier vorbereiten und ausführen

Die folgenden Schlagworte wurden dem Artikel zugewiesen: Pfarrbüro - Registratur, Neupfarrung, Siegel, Grundbuch, Archiv, Chronik, Kassenbuch, Kirchenbücher, Aktenplan

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