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Arbeitshilfe - Verwaltungsentlastung für Pastorale Raumgestalter

Ein Pastoraler Raum ist keine Pfarrei alten Stils in XXL. So lautet kurzgefasst der Auftrag für alle Angebote zur Verwaltungsentlastung, die das Erzbistum Paderborn seit Dezember 2010 den Pastoralen Räumen macht. Verknüpft, hinterfragt und weiterentwickelt werden diese Angebote im Referat Unterstützung der Verwaltung im Pastoralen Raum (PastorAdmin) in der Hauptabteilung Pastorale Dienste.

Pfarrei alten Stils? Gemeint ist damit die Komplettversorgung der Gemeindemitglieder aus einer Hand. Bildhaft steht dafür das Ensemble aus Kirche, Pfarrheim und Pfarrhaus. „Hier ist die Kirche", sagen die Gebäude. „Hier erreiche ich Kirche, wenn ich sie brauche", wissen alle Menschen am Ort. Diese Mischung aus Präsenzversprechen und Angebotserwartung verführt zur Allzuständigkeit. Für eine Pfarrei ist die Allzuständigkeit in einer Person vielerorts sogar leistbar gewesen. Wer Organisationsfähigkeit und ein Händchen für Verwaltung mitbrachte, konnte das auch für drei oder sogar mehr Pfarreien im Pastoralverbund.

Der Pastorale Raum ist keine Pfarrei XXL. Er lässt sich nicht in der Rolle des ersten Bearbeiters aller anfallenden Aufgaben leiten. Die Entlastungsangebote des Erzbistums setzen daher auf Delegation:

auf geschäftsführende Vorsitzende in den Kirchenvorständen
in ein an fünf Tagen pro Woche besetztes gemeinsames Büro
auf einen Außendienstmitarbeiter (ADM) des Gemeindeverbandes, bzw. zukünftig eine Verwaltungsleitung (VL) im Pastoralen Raum
auf ergänzende Beratungs- und Unterstützungsangebote des Referates Unterstützung der Verwaltung im Pastoralen Raum (Pastor-Admin) in der Hauptabteilung Pastorale Dienste im Erzbischöflichen Generalvikariat.
Auf ausführliche, verlässliche und regelmäßig aktualisierte Informationen rund um das Thema Verwaltung und Pastorale Räume im Verwaltungshandbuch und durch den im Referat PastorAdmin geführten Newsletter ()

Die Leitung des Kirchenvorstands nahezu vollständig auf den ersten stellvertretenden Vorsitzenden zu übertragen, ist ein seit 2004 in immer mehr Kirchengemeinden bewährtes Instrument. Der Geschäftsführer gestaltet die Gremienarbeit, der Pfarrer stimmt mit den Geschäftsführern regelmäßig die Grundlinien ab. Lebt der Pastorale Raum in der Rechtsform Pastoralverbund aus eigenständigen Kirchengemeinden, kommt dem Finanzausschuss als „Geschäftsführerkonferenz" zentrale Bedeutung zu: Als Beratungsgremium von Pfarrer und Geschäftsführern für Verwaltungsthemen. Regelmäßige Unterstützung für die Geschäftsführer und den Finanzausschuss kann der ADM bzw. die VL geben (siehe unten), der die verlässliche Information des Pfarrers über wichtige Entwicklungen gewährleistet. Dort wo zukünftig Verwaltungsleitungen eingesetzt sind, können viele bisher eher unterstützende Tätigkeiten direkt eigenverantwortlich von der Verwaltungsleitung in die Hand genommen werden.

Der Pastorale Raum gestaltet den Rahmen für das Glaubensleben so vieler Menschen, hat so viele Mitarbeitende und Immobilien, dass aus diesen großen Zahlen Aufgaben für ein gemeinsames Büro erwachsen. Dort laufen Arbeiten zusammen, die bisher nebenbei, häufig durch den Pfarrer selbst erledigt wurden. So wie ein Handwerksmeister seine Aufträge nicht mehr alle persönlich annehmen und die Bücher nicht mehr abends oder am Wochenende führen kann, wenn er mehr als fünf Mitarbeiter hat, so ist der Pastorale Raum auf ein verlässlich erreichbares Büro angewiesen.

Das gemeinsame Büro hat deutlich andere Aufgaben, als das bisherige Pfarrbüro einer einzelnen Kirchengemeinde. Die anfallenden Arbeiten werden sinnvoller Weise den vorhandenen Pfarrsekretärinnen und -sekretären übertragen. Passiert diese Aufgabenverlagerung jedoch schleichend und muss zusätzlich zum Alltag bewältigt werden, werden selbst gestandene und qualifizierte Mitarbeitende überlastet. Sobald es den Pastoralen Raum mit nur noch einem leitenden Pfarrer gibt, ist daher eine systematische Neuorganisation der Arbeitsabläufe in den Pfarrbüros nötig. Dabei unterstützen die ADM und das Referat Pastor-Admin mit Informationen (aus den Erfahrungen bisheriger Büroorganisationen), durch Beratung und durch die Bereitstellung einer Moderation für Workshops der Pfarrsekretärinnen.

Auch die Zusammenführung der bisherigen, häufig kleinen Beschäftigungsumfänge bei einzelnen Kirchengemeinden zu einem gemeinsamen Büroteam (Finanzierung durch den Pastoralverbund) ist ein Schritt zum gemeinsamen Büro, den die ADM unterstützen können (siehe Text: Personaleinsatz in den Büros im Pastoralen Raum).

Büro-Abläufe lassen sich vor allem durch den planvollen Einsatz von Informationstechnik (IT) besser gestalten. Wobei die Herausforderung auf Grund der vielen Angebote auf dem Markt nicht in der Anschaffung der Technik, sondern in der Einführung einer für den Alltag sinnvollen Nutzung liegt. Dabei unterstützt das Erzbistum durch IT-Dienste (siehe Text: Informationstechnik (IT) für den Pastoralen Raum), die für die in den Büros anfallenden Arbeiten bewährt sind, sowie durch Beratung und Begleitung der Anwender in IT-Fragen. Ein Beispiel dafür ist der Dienst TeRMIn, eine Lösung für die effiziente Bearbeitung aller Verwaltungsarbeiten rund um Gottesdienste und Raumbelegungen (siehe Text: Anwendung TeRMIn).

In der Regel ist der Pastorale Raum baulich nicht für die veränderten Büroaufgaben eingerichtet: Während am Sitz des Leiters das bisherige Pfarrhaus über zu wenige Büroräume verfügt, sind die weiteren Pfarrhäuser im Pastoralen Raum für die noch nötigen Arbeiten zu groß. Das diözesane Raumprogramm und ein erläuterndes Arbeitspapier (siehe Text: Empfehlungen für die Ausstattung des Büros am Sitz des Leiters) geben die Grundlage für die Begleitung der nötigen Baumaßnahmen durch Gemeindeverband und Erzbistum.

Jeder Pastorale Raum hat zum heutigen Zeitpunkt noch Zugriff auf eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter seines Gemeindeverbandes als direkte Unterstützung. Diese ADM (Außendienstmitarbeiter) wollen der Verwaltung ein Gesicht geben. Sie arbeiten unmittelbar in den Pastoralen Räumen, sind vernetzt mit den anderen Pastoralen Räumen und sind eingebunden in den Gemeindeverband und das Erzbischöfliche Generalvikariat. So haben Pfarrer, Kirchenvorstände und Pfarrsekretärinnen in ihrem ADM einen beständigen und zuverlässigen Ansprechpartner, der sie im Verwaltungsalltag und bei besonderen Herausforderungen begleitet, berät und den Kontakt zu Fachleuten vermittelt.

Was der ADM im Detail leistet, wird durch den Gemeindeverband auf die örtlichen Bedarfe abgestimmt. Tätigkeiten können zum Beispiel sein:

persönliche Erst-Beratung zu Verwaltungsfragen und direkte Beteiligung der Fachabteilungen im Gemeindeverband und Generalvikariat

Vorbereiten von Beschlüssen durch das Zusammenstellen der nötigen Zahlen, Daten und Fakten

Begleiten bei der Vor- und Nachbereitung von Kirchenvorstandsbeschlüssen und Finanzausschusssitzungen

Absprechen und Strukturieren der für die Umsetzung von Entscheidungen nötigen Arbeitsschritte (Projektmanagement)

Beitragen von Erfahrungen aus anderen Pastoralen Räumen mit ähnlichen Aufgaben

Nachhalten der Arbeitsstände und verlässliche Information der Beteiligten

kurzer Dienstweg zu den Fachleuten im Gemeindeverband und dem Generalvikariat

Begleiten bei der Suche nach Verbesserungsmöglichkeiten, zum Beispiel in immer wiederkehrenden Arbeitsabläufen oder durch gelungene Arbeitsweisen aus anderen Pastoralen Räumen

Anstoßen von Verbesserungen in Gemeindeverband und Erzbischöflichem Generalvikariat

Seit März 2018 sind in den ersten fünf Pastoralen Räumen Verwaltungsleitungen eingesetzt. Diese wird mit einem deutlichen höheren Zeitanteil als bisherige ADM und vor Allem mit klaren Befugnissen die Leitung der Verwaltung im Pastoralen Raum übernehmen. Ein Mehrwert gegenüber der Rolle ADM ist, dass die Verwaltungsleitung Personalführung übernimmt und vom Kirchenvorstand bestimmte Vollmachten delegiert bekommt, um sich selbstständig um die Anliegen des Pastoralen Raums aus einer Hand zu kümmern. Damit entlasten sie unmittelbar den Pfarrer und das Pastorale Personal und können die ehrenamtlichen Kirchenvorstände unterstützen. Ab 2020 wird die Verwaltungsleitung sukzessiv in allen Pastoralen Räumen eingeführt.

Zahlreiche Informationen über Verwaltungsdetails finden Sie auf den Seiten des Verwaltungshandbuchs. Es enthält Beschreibungen, von im Alltag häufig zu leistenden Arbeiten, die dazu nötigen Formulare und die einschlägigen Rechtsquellen. Darüber hinaus werden nützliche Informationen angeboten, zum Beispiel Antworten auf viele häufig gestellte Fragen, die Kontaktdaten aller Fach-Ansprechpartner für den jeweiligen Pastoralen Raum und Seminarhinweise. Begleitend zum Portal erhalten Interessierte aus Kirchenvorständen und Pfarrbüros eine regelmäßige E-Mail-Information über Neuigkeiten (z.B. das aktuelle kirchliche Amtsblatt).

Die folgenden Schlagworte wurden dem Artikel zugewiesen: Pastoraler Raum, Arbeitshilfe

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Ihre Ansprechpartner zum Thema sind: Unterstützung der Verwaltung im Pastoralen Raum (Erzbischöfliches Generalvikariat)
Dieser Eintrag wurde am 15.04.2019 von Nadine Küpke bearbeitet.