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Mitarbeitende fördern und verwalten Nicht pastorales Personal verwalten

Arbeitshilfe: Arbeitsabläufe im Pastoralen Raum

Um den Personalbedarf planen zu können, ist ein gemeinsames Verständnis der im Pastoralen Raum anfallenden Arbeiten nötig. Als Unterstützung dafür bieten wir Ihnen eine Sammlung möglicher Arbeitsvorgänge. Die Sammlung ist mit Praktikern aus dem Erzbistum erarbeitet und wird weiter entwickelt. Nehmen Sie aus diesem Baukasten, was für Sie hilfreich ist.

Der Baukasten „Arbeitsvorgänge im Pastoralen Raum“ liegt als Excel-Datei vor ►Baukasten Arbeiten im Pastoralen Raum

Diese Datei ist so eingerichtet, dass nur die tatsächlich angefragten Arbeitsvorgänge angezeigt werden.
Die folgenden Hinweise helfen bei der Arbeit mit dieser Datei.

1. Details anzeigen und ausblenden

Die Tabelle enthält mehrere hundert Arbeitsvorgänge. Die lassen sich weder am Bildschirm noch im Papier-Ausdruck überblicken. Daher sind sie in acht Arbeitsfeldern sortiert und diese jeweils in Kapitel und Unterkapitel gegliedert.

Die Kapitel sind in der Excel-Tabelle gruppiert und können mit einem Mausklick auf das [+] - Zeichen im linken Rand eingeblendet werden:

Darstellung Ein- und Ausblenden von Zeilen EGV, 2014admin

Mit einem Mausklick auf das [-] - Zeichen können Zeilen ausgeblendet werden.

Auf diesem Wege lässt sich per Hand auswählen, was beim Ausdruck angezeigt wird.


2. Arbeitabläufe auf Büros zuordnen

In der Spalte ORT wird zu jedem Arbeitsvorgang genannt, in welchem Büro er ausgeführt werden sollte. Unterschieden werden:

  • Kontaktbüro
    Solche Anlaufstellen für die Menschen gibt es in der Regel an mehreren Orten im Pastoralen Raum. Dort erreichen die Menschen ihre Kirche, wenn Sie Informationen suchen oder Vereinbarungen über Sakramente und pastorale Handlungen treffen möchten (z.B. Messintention, Taufe,…).
  • Leiterbüro
    Das gemeinsame Büro am Sitz der Leitung erledigt alle Arbeiten, die im Hintergrund ablaufen: Post, Geschäftskorrespondenz, Planungen, allgemeine Verwaltungsaufgaben … Häufig gibt es im selben Gebäude auch ein Kontaktbüro. Es sollte aber auch einen Büroraum geben, in dem vom Besuchendenverkehr ungestört gearbeitet werden kann (►Empfehlungen für die Ausstattung des Büros am Sitz des Leiters).

Der Baukasten trifft für alle unmittelbar auf den Pfarrer und die Sakramentalen Dienste zugeordneten Arbeitsvorgänge Empfehlungen, an welchem Ort diese bearbeitet werden sollten.

3. Entscheidungen über Ort treffen

Es gibt darüber hinaus die Zuordnung KV-ENTSCHEID. Damit sind Aufgaben bezeichnet, die für Arbeitsfelder des Kirchenvorstandes nötig sind. Für diese sollte der jeweilige Kirchenvorstand entscheiden, ob er die Tätigkeiten ortsnah (in der Regel in einem Kontaktbüro in seiner Kirchengemeinde) oder im gemeinsamen Büro bearbeitet wissen möchte. Für beide Arbeitsweisen gibt es gelungene Beispiele.

Für die Arbeit mit dem Baukasten sollten die KV-Entscheide wie folgt eingearbeitet werden:

  1. Filter bei Ort auf KV-Entscheid setzen (▼4. Filter setzen)
  2. Zeile für Zeile den Eintrag gemäß Entscheid ersetzen durch „Kontakbüro“ oder „Leiterbüro“
  3. Filter entfernen (▼5. Filter entfernen)

4. Filter setzen

Die Anzeige von Arbeitsvorgängen kann durch so genannte Filter automatisch eingeschränkt werden. Dazu haben die drei Spalten „Stelle“, „Ersatz“ und „Ort“ je in der rechten Ecke des Titels einen Pfeil. Nach Mausklick auf den Pfeil erscheint die Liste aller in der Spalte verwendeten Begriffe. Durch Mausklick kann ausgewählt werden, auf welchen Eintrag die Anzeige eingeschränkt werden soll:

Darstellung Spaltenfilter setzen EGV, 2014admin

In diesem Beispiel würden nur Stellen angezeigt, die dem Pfarrsekretär oder der Pfarrsekretärin zugeordnet sind.

Tipp: Dass ein Filter eingestellt ist, erkennen Sie durch die Farbe Blau: Sowohl die Nummern der angezeigten Zeilen ganz links, als auch der Pfeil im Spaltentitel werden vom Programm in blau dargestellt.


5. Filter entfernen

Die auf einen Filter eingeschränkte Ansicht kann wieder aufgehoben werden. Dazu auf den blauen Pfeil klicken und auf der Liste „(Alle)“ auswählen:

Darstellung Spaltenfilter aufheben EGV, 2014admin

In diesem Beispiel würden nun wieder alle Spalten angezeigt, auch solche ohne Einträge bei Ort.


6. Arbeitsabläufe auf Stellen zuordnen

In den Spalten „Stelle“ und „Ersatz“ nennt der Baukasten Empfehlungen dazu, welchen Mitarbeitenden der Arbeitsvorgang übertragen werden sollte. Die Empfehlungen sind aus der Beratung mit Praktikern aus unterschiedlichen Pastoralverbünden entstanden. Eine Erkenntnis: Es gibt sehr unterschiedliche Wirklichkeiten und im Alltag viele Gründe, von Empfehlungen abzuweichen. Der Baukasten will dabei auf zwei Arten unterstützen.

7. Stelle und Ersatz

Unter Stelle wird genannt, von wem der Arbeitsvorgang idealerweise wahrgenommen werden sollte. Unter Ersatz werden – wo möglich – Stellen benannt, die den Arbeitsvorgang übernehmen können, wenn die Idealbesetzung nicht möglich ist.

Der Baukasten kennt folgende Stellen:

  • Pfarrer
    Der Leiter des Pastoralen Raumes ist Vorsitzender aller Kirchenvorstände und Dienstvorgesetzter aller Mitarbeitenden. Er sollte möglichst keine Alltagsaufgaben in der Verwaltung übernehmen.
  • Sekr. Leiter
    Die Sekretärin/der Sekretär der Leitung koordiniert die allgemeine Verwaltung für die Leitung. Sie/er ist erste Ansprechperson für alle Mitarbeitenden. Idealerweise steht sie in ständigem Austausch mit der Leitung und kann auch Termine für Ihn vereinbaren.
  • Pfarrsek.
    Die Mitarbeitenden im Pfarrsekretariatsteam sind die Gesichter der Kirche in den Kontaktbüros. Sie sind Erst-Ansprechpersonen für alle Anfragen der Menschen an kirchliche Dienste. Im Pfarrsekretariatsteam gibt es idealerweise eine Spezialisierung. Dabei sind die Themen Pfarrbriefgestaltung, Meldewesen und Spendenbuchhaltung große Arbeitsfelder.
  • ehrenamtlich
    Verschiedene Aufgaben in der Verwaltung können auch ehrenamtlich bearbeitet werden. Gute Erfahrungen gibt es dazu bei der Annahme von Messintentionen und in der Öffentlichkeitsarbeit.
  • Musiker
  • Küster
  • Reinigung
  • Hausmeister (falls vorhanden)
  • KV
    Auf die „Stelle“ Kirchenvorstand sind alle Arbeitsvorgänge sortiert, die traditionell häufig durch Kirchenvorstandsmitglieder bearbeitet werden. Je nach Arbeitsfeld ist hier der geschäftsführende Vorsitzende oder die entsprechenden Fachleute aus dem Gremium (z.B. für Bau oder Finanzen) gemeint.
  • ADM/VL
    Die Außendienstmitarbeitenden unterstützen den Pfarrer, die Kirchenvorstände und bei Bedarf die Pfarrbüros bei Arbeitsvorgängen, die ungewöhnlich sind oder die traditionell durch den Pfarrer allein zu bearbeiten waren. Sie sind vor allem Beratende und Vermittelnde. Seit geraumer Zeit werden in den pastoralen Räumen nunmehr suksessive die Verwaltungsleitungen eingeführt, welche die Außendienstmitarbeitenden in ihrer Rolle ablösen. Im Vergleich zu den Außendienstmitarbeitenden sind die Verwaltungsleistungen direkt im pastoralen Raum eingebunden. Es handelt sich bei Ihnen um ergänzende Führungskräfte, die aus ihrer Rolle heraus sowohl den Pfarrer wie auch die Kirchenvorstände bei der Wahrnehmung ihrer Aufgaben deutlich intensiver und umfangreicher unterstützen können, als das bisher durch den unterstützenden Einsatz der Außendienstmitarbeitenden möglich war.

8. Zuordnung anpassen

Die Empfehlungen des Baukastens können örtlich angepasst werden. Dazu sind folgende Schritte nötig:

  1. Spalten für Stellen durch Mausklick auf das [+] über der Spalte (siehe Abbildung unten)
  2. ein „x“ in der Spalte einfügen, deren Stelle dem Arbeitsvorgang neu zugeordnet werden soll
  3. das „x“ in der Spalte löschen, deren Stelle dem Arbeitsvorgang nicht mehr zugeordnet werden soll
  4. Spalten für Stellen durch Mausklick auf das [-] über der Spalte wieder ausblenden

Darstellung Spalten einblenden und Werte ändern EGV, 2014admin

In diesem Beispiel wird der Arbeitsvorgang durch ein x im Feld bei Pfarrsekr. dieser zugeordnet. Die Anzeige in Spalte C wird automatisch angepasst.

Die folgenden Schlagworte wurden dem Artikel zugewiesen: Kirchenvorstand - Aufgabe, Pfarrbüro - Aufgabe, Arbeitshilfe
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Ihre Ansprechpartner zum Thema sind: Unterstützung der Verwaltung im Pastoralen Raum (Erzbischöfliches Generalvikariat)
Dieser Eintrag wurde am 28.06.2021 von Kathrin Greskötter bearbeitet.

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