Verwaltungshandbuch

für das Erzbistum Paderborn

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Verwaltung von Spenden, Kollekten und Treuhandmitteln - Handreichung zum Diözesangesetz vom 13.11.2018

Treuhandmittel, Spenden und Kollekten werden derzeit in jeder Kirchengemeinde verwaltet.
Die Sammlung und Verwendung sowie die Abführung der Diözesankollekten im ortsübergreifenden Rahmen ist noch nicht abgebildet.
Die Verwaltung soll künftig in einem elektronischen System erfolgen und die bisher vorgeschriebene manuelle Buchführung ersetzen.
Die Befugnisse des Pfarrers (rector ecclesiae), der weiteren Mitglieder des Pastoralteams, des Gemeindepersonals und der Ehrenamtlichen sind zu regeln.
Die in verschiedenen Normen geregelten Mindeststandards für eine ordnungsgemäße Bewirtschaftung wurden in einer Vorschrift zusammengefasst.

Die Finanzgeschäfte in den Kirchengemeinden waren bisher in verschiedenen Einzelvorschriften geregelt
Das Zusammenwachsen der Gemeinden in Pastoralen Räumen wirkt sich auch die Spenden- und Kollektenverwaltung aus
Die Anforderungen an die Aussagekraft und Transparenz des Jahresabschlusses der Kirchengemeinden steigen stetig an
Ab 2021 gelten verschärfte Regelungen zur Umsatzbesteuerung für Kirchengemeinden, wofür eine gründliche Bestandsaufnahme der Finanzmittel und der Abläufe in den Kirchengemeinden nötig wird
Das Diözesangesetz bildet den rechtlichen Rahmen zur Anpassung der Strukturen und Prozesse, um die Finanzmittelverwaltung weiter zu entwickeln und die künftigen gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen

Bedarf zur Neuregelung besteht durch die Errichtung der Pastoralen Räume. Deren Verwaltung erfolgt mehr und mehr zentral am Sitz des Leiters.
Auch die Abführung von Diözesankollekten kann zentral erfolgen, um die Verwaltungsabläufe zu vereinfachen.
Aufgrund der erhöhten Anforderungen des Umsatzsteuergesetzes ab dem Jahr 2021 ist die Vollständigkeit der gemeindlichen Buchführung notwendig
Die bisher vorgeschriebenen grünen und roten Bücher können durch zeitgemäße elektronische Verfahren ersetzt werden.
Soweit ausgereifte DV-technische Verfahren bereitstehen, können diese verbindlich zur Erledigung der örtlichen Mittelverwaltung vorgegeben werden. Damit soll die Bearbeitung vereinfacht und die Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben sichergestellt werden.

Was ändert sich?

Verwaltung nach angemessener Übergangsfrist zentral im Büro des Leiters mit einem anforderungsgerechten Werkzeug
Abbildung aller Vermögenswerte und Finanzströme der Kirchengemeinde im Jahresabschluss
Vereinfachungen bei Messstiftungen (Möglichkeit der Errichtung von Verbrauchsstiftungen, also mit Kapitalverzehr) und bei der Verwaltung von Messstipendien
Die ab 2019 neu eingeführte Software zur Planung und Buchhaltung des Gemeindehaushalts enthält künftig ein Buchungs- und Auswertungsmodul zur direkten Nutzung in der Kirchengemeinde

Was bleibt unverändert?

Die Rechte der Verantwortlichen in den Kirchengemeinden bleiben uneingeschränkt gewahrt.
– Verantwortung für Vermögenssachen: Kirchenvorstand
– Verantwortung für sonstige Spenden/Kollekten: Pfarrer
Zweckbindungen nach Ort oder Inhalt bleiben unverändert gültig
Überleitung von Beständen in die Verwaltung des Kirchenvorstands, wenn Freibeträge überschritten werden
Keine Anrechnung von Spenden und Kollekten auf Kirchensteuerzuweisungen

Der Haushalt der Kirchengemeinde bildet alle Einnahmen und Ausgaben ab. Er wird vom Gemeindeverband als Entwurf erstellt und durch den Kirchenvorstand beschlossen.
Die Jahresabschluss umfasst die Bilanz und die Ergebnisrechnung.
Kirchengemeinden dürfen Geldmittel auch vor Ort bewirtschaften. Es gilt aber das Vollständigkeitsgebot für die ordentliche Haushaltsführung. Vor Ort bewirtschaftetes Vermögen und die anfallenden Einnahmen und Ausgaben sind ebenfalls darin abzubilden.
Die Bewirtschaftung des Vermögens hat unter Vermeidung unnötiger Risiken und nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung zu erfolgen. Dies ist wichtig bei Gestaltung von Kontovollmachten und bei der Organisation der Buchung und Belegablage

Die vereinfachte Verwaltung der Messstipendien und die besseren Möglichkeit für Messstiftungen sind ab sofort umsetzbar. Die Verwaltung der Messstipendien ist auf der Ebene des Pastoralen Raums/Pastoralverbunds zusammenzuführen
Ab sofort sind die Konten, die anlässlich der Bestandsaufnahme aufgrund der Umsatzsteuerneuregelung geprüft werden, auch auf Notwendigkeit und Bankvollmachten hin zu überprüfen. Bei der Bewirtschaftung ist das Vier-Augen-Prinzip einzuführen.
2. Halbjahr 2019: Einführung eines Moduls zur örtlichen Finanzverwaltung im Rahmen des neuen Fibu-Programms in teilnehmenden Pilotgemeinden
Anfang 2020: Der Kirchenvorstand übermittelt nach der turnusmäßigen Prüfung der Treuhandverwaltung die örtlichen Einnahmen, Ausgaben und Bestände an den Gemeindeverband zur Abbildung im Jahresabschluss
Ende 2020 ist die Kollektenverwaltung und Abführung von Diözesankollekten auf der Ebene des Pastoralen Raums /Pastoralverbunds einzurichten. Zugleich ist die Bestandsaufnahme und Bereinigung der finanziellen Aktivitäten zur richtigen umsatzsteuerlichen Abbildung abzuschließen und ggf. notwendige Strukturänderungen vorzunehmen.

Im zweiten Halbjahr 2019 werden über die Gemeindeverbände Informationsveranstaltungen – ggf. im Zusammenhang mit der Einführung der neuen Finanzbuchhaltung – angeboten
Die Gemeindeverbände fragen Anfang 2020 für den Jahresabschluss 2019 die relevanten Daten aus der örtlichen Vermögensverwaltung ab.
Die Unterstützung durch Softwarelösungen erfolgt im Rahmen der Einführung der neuen Finanzbuchhaltung oder durch gesonderte Projekte.
Im Verwaltungshandbuch des Erzbistums wird ab sofort eine Liste häufig gestellter Fragen und entsprechender Antworten veröffentlicht
Im Verwaltungshandbuch des Erzbistums werden bei Bedarf der neuen Rechtslage angepasste Formulare bereitgestellt.

Die häufigen Fragen finden Sie hier.

Die folgenden Schlagworte wurden dem Artikel zugewiesen: Kollekte, Messstipendium, Messstiftung

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Ihre Ansprechpartner zum Thema sind: Abteilung Kirchengemeinden, Kitas Leitung (Erzbischöfliches Generalvikariat)
Dieser Eintrag wurde am 21.01.2020 von Nadine Küpke bearbeitet.

Raimund Eilebrecht

Abteilung Kirchengemeinden, Kitas Leitung (Erzbischöfliches Generalvikariat)

05251 125-1315