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Kollekten vereinnahmen

Rechtgrundlage für das Aufkommen, die Verwaltung und die Verwendung von Kollekten, Sammlungen und Spenden sind die in den Kirchlichen Amtsblättern (KA) veröffentlichten Richtlinien. Am Ende des laufenden Jahres wird im KA die Verordnung über die im kommenden Jahr abzuhaltenden Diözesankollekten veröffentlicht. Dem KA liegt ein farbiges Blatt mit der Aufstellung der abzuhaltenden Kollekten bei, das in den Kirchengemeinden verwendet werden kann, um die abgehaltenen Kollekten zu dokumentieren (für Revision und Visitation).
Kollekten an Sonn- und Feiertagen, die terminlich nicht genannt werden, verbleiben zur Verwendung in der jeweiligen Kirchengemeinde.

Pfarrsekretär/in mit Schwerpunkt Buchhaltung

Kollekten entgegennehmen

Die Kollekten der einzelnen Kirchen/Kirchengemeinden werden vom Küster oder zuständigen ehrenamtlichen Personen im Pfarrbüro abgegeben. Für die kommende Kollekte wird ein Geldbeutel/eine Geldtasche herausgegeben. Die Arbeitszeit ist abhängig davon, wie viele Personen die Kollekte ins Pfarrbüro bringen.

Pfarrsekretär/in mit Schwerpunkt Buchhaltung

In der Verordnung über die abzuhaltenden Diözesankollekten die Kollektenbezeichnung nachsehen

Nicht abzuführende Kollekten verbleiben in den jeweiligen Kirchengemeinden.
Verordnung über die abzuhaltenden Diözesankollekten.

Pfarrsekretär/in mit Schwerpunkt Buchhaltung

Kollektenübersicht mit Kollektenbezeichnung erstellen

Übersicht (Excel) mit Bezeichnung der Kollekte und der jeweiligen Kirchen erstellen. In diese Liste wird beim Bankbesuch der Betrag der Kollekte pro Kirche (Kirchengemeinde) für die weitere Bearbeitung eingetragen. Ein Muster für die Dokumentation der Kollektenfinden sie hier hinterlegt.

Pfarrsekretär/in mit Schwerpunkt Buchhaltung

Kollektenübersicht ausdrucken

Pfarrsekretär/in mit Schwerpunkt Buchhaltung

Einzahlungsbelege vorbereiten

Für die Einzahlung der Kollekten wird pro Kirchengemeinde ein Einzahlungsbeleg vorbereitet und in die Geldtasche mit der Kollekte gelegt. Alternativ kann als Nachweis für die Einzahlung die Quittung des Einzahlungsautomaten mit der jeweils ergänzten Kollektenübersicht verwendet werden.

Pfarrsekretär/in mit Schwerpunkt Buchhaltung

Geldtasche kontrollieren und Einzahlungsbeleg hinein geben

Pfarrsekretär/in mit Schwerpunkt Buchhaltung

Arbeitsunterbrechung

Die Einzahlung der Kollekten bei der Bank wird gesondert dargestellt (Botengang).

Pfarrsekretär/in mit Schwerpunkt Buchhaltung

Bankbelege und Kontoauszüge entgegennehmen

bei Nutzung von Homebanking Kontoauszüge ausdrucken

Pfarrsekretär/in mit Schwerpunkt Buchhaltung

Einzahlungssummen elektronisch erfassen

Handschriftlich ergänzte Kollektenübersicht/Liste wird vervollständigt.

Pfarrsekretär/in mit Schwerpunkt Buchhaltung

Kollektenübersicht ausdrucken

Pfarrsekretär/in mit Schwerpunkt Buchhaltung

Nicht abzuführende Kollekten ins Spenden- und Kollektenbuch oder ins Treuhandbuch eintragen

Der Betrag der Kollekte ist – abhängig davon ob für Vermögenszwecke (z.B. Kirchenrenovierung) oder caritative Zwecke kollektiert wurde – ins Spenden- und Kollektenbuch oder ins Treuhandbuch einzutragen, bzw. entsprechend zu buchen.
Kassenbuch führen wird als gesonderter Arbeitsablauf erstellt.

Pfarrsekretär/in mit Schwerpunkt Buchhaltung

Unterlagen abheften

Übersicht über die eingenommen Kollekten für eigene Kontrollzwecke und für Visitation und Revision gesondert (Kollekten-Ordner) abheften,
Einzahlungsbelege zu den Buchführungsunterlagen heften

Die folgenden Schlagworte wurden dem Artikel zugewiesen: Kollekte, Buchhaltung
Ihre Ansprechpartner zum Thema sind: Abteilung Kirchengemeinden, Kitas Leitung (Erzbischöfliches Generalvikariat)
Zielgruppen des Themas sind: Büro - PfarrsekretariatBuchhaltung
Dieser Eintrag wurde am 16.12.2021 von Kathrin Greskötter bearbeitet.

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