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Häufig gefragt

Was ist zu tun, wenn die bisherige Archivordnung der Kirchengemeinde vom diözesanen Aktenplan abweicht?

■ Antwort von: Michael Streit, Erzbistumsarchiv, 15.01.2019

Wenn sich Dritte in den bestehenden Aktenplan gut eindenken können und die Abweichungen nicht gravierend sind, kann das Archiv vorerst auf die bisherige Weise weiter geführt werden. Bei einem Stellenwechsel ist ein Umstieg auf den Einheitsaktenplan sinnvoll. Es kann hilfreich sein, zu einem Jahreswechsel mit neuen Akten nach dem diözesanen Aktenplan zu beginnen. Im Zweifel unterstützt das Erzbistumsarchiv bei der Entscheidung.

Die folgenden Schlagworte wurden dem Artikel zugewiesen: Aktenführung, Aktenplan

Diese Texte sind eine allgemeine Erstinformation ohne den Anspruch auf Vollständigkeit und Gültigkeit für konkrete Einzelfälle. Trotz gründlicher Prüfung und Recherche kann für die Inhalte keine Haftung übernommen werden. Im Zweifel wird eine Rücksprache mit den zuständigen Fachabteilungen des Erzbischöflichen Generalvikariates empfohlen.

Ihre Ansprechpartner zum Thema sind: Leitung Team Schriftgut und Archiv (Erzbischöfliches Generalvikariat), Archivpflege; Bestände Erzbistumsarchiv (Erzbischöfliches Generalvikariat), Archivpflege; Kirchenbücher (Erzbischöfliches Generalvikariat), Archivpflege; Pfarrarchivpflege (Erzbischöfliches Generalvikariat)

Müssen Pfarrarchive zur Ahnenforschung öffentlich zugängig gemacht werden?

■ Antwort von: Michael Streit, Erzbistumsarchiv, 15.01.2019

Pfarrarchive sollen zugängig gemacht werden. Für betroffene Personen (etwa Nachkommen, die Angaben zu Ahnen in direkter Linie zur Führung von Standesnachweisen benötigen) müssen Sie sogar in geeigneter Weise Auskunft geben. Der Aufwand für die Benutzung des Pfarrarchivs sollte in einem angemessenen Verhältnis zu den sonstigen Aufgaben des Pfarrbüros stehen. Durch eine korrekte Anwendung der Gebührenordnung (KA 2008, Stück 2, Nr. 35) können Sie dazu beitragen, dass das Pfarrbüro durch genealogische Anfragen nicht überlastet wird. Anfragen sollen jedoch soweit wie möglich über das Erzbistumsarchiv (Filme bis 1874, demnächst auch Digitalisate) abgewickelt werden. Anfragen nach Beständen vor 1875 können daher immer weitergeleitet werden.

Alle Angaben zur Archiv- und Gebührenordnung finden Sie in den ►KA 2008, Stück 1, Nr. 8 und ►KA 2008, Stück 2, Nr. 35.

Tipps:

Legen Sie die Öffnungszeiten des Archivs fest, z. B. ein Mal wöchentlich, während einer längeren Öffnungsphase des Pfarrbüros.
Wenden Sie die ►Archiv- und Gebührenordnung (►KA 2008, Stück 2, Nr. 35) konsequent auf das Pfarrarchiv an.
Verweisen Sie für alle genealogischen Anfragen, die die Zeit bis 1874 betreffen, an das Erzbistumsarchiv in Paderborn.
Beschäftigen Sie einen Ehrenamtlichen mit der Betreuung des Archivs, empfehlen wir für diesen die Teilnahme am Kurs ►„Die Pflege des Pfarrarchivs - sicherer Umgang mit dem Archivgut der Kirchengemeinde“, bestehend aus einer halbtägigen Präsenzveranstaltung in einer Bildungsstätte und einer vorangehenden und nachbereitenden Selbstlern-Phase auf der Online-Lernplattform.

Die folgenden Schlagworte wurden dem Artikel zugewiesen: Archiv - Gebühren, Archiv - Nutzung, Ahnenforschung

Was muss aufbewahrt, was kann vernichtet werden?

■ Antwort von: Michael Streit, Erzbistumsarchiv, 15.01.2019

Das Erzbistumsarchiv bietet eine Arbeitshilfe an, die eine schnelle Entscheidung über die Kassation (Vernichtung von Unterlagen) ermöglicht (►Entscheidungshilfe bei Fragen der Kassation).

Die folgenden Schlagworte wurden dem Artikel zugewiesen: Aktenführung, Kassation

Diese Texte sind eine allgemeine Erstinformation ohne den Anspruch auf Vollständigkeit und Gültigkeit für konkrete Einzelfälle. Trotz gründlicher Prüfung und Recherche kann für die Inhalte keine Haftung übernommen werden. Im Zweifel wird eine Rücksprache mit den zuständigen Fachabteilungen des Erzbischöflichen Generalvikariates empfohlen.

Was ist im Zusammenhang mit der Kassation „geschichtserheblich“?

Was soll mit historischen Kirchenbüchern geschehen?

■ Antwort von: Michael Streit, Erzbistumsarchiv, 15.01.2019

Im Rahmen des Digitalisierungsprojektes sollen alle abgeschlossenen Kirchenbücher (Beischreibefristen für Taufen und Heiraten beachten) im Erzbistumsarchiv gescannt werden. Es wird empfohlen, die Bücher anschließend hier zu belassen.

Die folgenden Schlagworte wurden dem Artikel zugewiesen: Kirchenbücher, Kirchenbücher - Sicherung und Nutzung

Kommen die Archivare des Erzbistumsarchivs auch zur direkten Unterstützung in die Kirchengemeinde?

■ Antwort von: Michael Streit, Erzbistumsarchiv, 15.01.2019

Ja. Die Archivare kommen auf Anfrage oder – wenn gewünscht – im Rahmen eines Pfarrstellenwechsels oder der Errichtung eines Pastoralen Raumes in die Kirchengemeinde.

Sind im Rahmen einer Fusion von Kirchengemeinden neue Akten zu beginnen?

■ Antwort von: Michael Streit, Erzbistumsarchiv, 15.01.2019

Entsteht durch den Zusammenschluss von Kirchengemeinden eine neue Kirchengemeinde (Neupfarrung), sind die bisherigen Akten zu schließen und neue zu beginnen. Werden Kirchengemeinden in eine bestehende Kirchengemeinde rück- oder eingepfarrt, ist der Aktenplan der aufnehmenden Kirchengemeinde um die Akten der hinzu gekommenen Kirchengemeinden zu erweitern. Die entsprechenden Akten werden neu angelegt. Bei den aufgelösten Kirchengemeinden werden die Akten geschlossen.

Die folgenden Schlagworte wurden dem Artikel zugewiesen: Neupfarrung, Rückpfarrung, Einpfarrung, Aktenführung

Dieser Eintrag wurde am 05.03.2021 von Kathrin Greskötter bearbeitet.

Verwaltungshandbuch

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