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Service und Infos IT-Anwendungen Digitales Kassenbuch

Digitales Kassenbuch für einfache Buchungserfassung

Das digitale Kassenbuch dokumentiert die Bar- und Konto-Bewegungen auf einem oder auf mehreren Konten, d.h. wann welche Einnahmen oder Ausgaben wofür getätigt wurden, mit der Zuordnung zu den Konten mit Belegen und Quittungen.

Das digitale Kassenbuch ist ein einfaches und leicht zu bedienendes Kassenbuch. Die vollzählig abgehefteten Ausdrucke des digitalen Kassenbuches ersetzen die Spenden- und Kollekten- sowie Treuhandbuch in Papierform.

Sie können mit wenigen Schritten das Kassenbuch installieren. Die Nutzung beschreibt die Anleitung Buchen auf dem digitalen Kassenbuch.

1. Kassenbuch installieren auf Basis von Access oder Runtime

Die Version des digitalen Kassenbuches läuft auf Basis von Microsoft Access 2010 oder mit Hilfe des Programms Runtime, das Sie auf dem Rechner kostenfrei installieren können.

1.1 auf Basis von Access

Ist auf Ihrem Rechner Microsoft Access 2010 bzw. 2013 installiert, z. B. im Rahmen Ihres Office Paketes (ist in Office 2010/2013 Professional enthalten, wie z. B. in den Online-Diensten des Erzbistums neben dem KMW und TeRMIn ), können Sie Schritt 1 überspringen, gehen Sie gleich weiter zu 2.KASSENBUCH SPEICHERN.

1.2 auf Basis von Runtime

Alternativ können Sie zum Ausführen von Access Anwendungen das Programm Runtime auf dem Rechner installieren. Voraussetzung ist das Betriebssystem Windows XP mit Service Pack 2(SP 2), Windows Vista, Windows 7 oder Windows 8.

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Sie installieren das Programm Runtime in 3 Schritten:

1.2.1 Sind andere Versionen von Runtime auf Ihrem Rechner?

Bitte vergewissern Sie sich, dass auf Ihrem Rechner keine andere Runtime Version läuft! Verschiedene Runtime-Versionen vertragen sich nicht. Sie können die installierten Programme einsehen, indem Sie über Start auf „alle Programme“ gehen bzw. bei Windows 8 die Maus in die rechte obere Ecke bewegen und im aufgehenden Dialogfenster „Suche“ auswählen und „Programme“ eingeben.

1.2.2 Wiederherstellungspunkt setzen

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1.2.3 Runtime auf den Rechner laden

Sie haben gemeinsam mit dem Kassenbuch auf der CD das Programm Runtime erhalten. Wählen Sie einen Speicherort für das Programm aus, kopieren Sie das Programm und speichern die Kopie. Mit dem Öffnen Ihrer Kopie von Runtime installieren Sie das Programm: Es öffnet sich ein Fenster „Dateien werden extrahiert, bitte warten“. Folgen Sie dem Pfad. Es dauert wenige Minuten.

2. Kassenbuch speichern

Das Kassenbuch haben Sie ebenfalls mit der CD erhalten. Wählen Sie einen Speicherort für das Kassenbuch, kopieren Sie die Datei von der CD und speichern diese in Ihrem Ordner.

TIPP: Speichern Sie für erste Übungen, z. B. auch für Ihre Kollegen, eine Kopie von Ihrem Kassenbuch.

3. Word vorbereiten

1. Öffnen Sie Word  
2. wählen Sie oben links den Bereich „Datei“
3. wählen Sie in der Menü-Leiste (farbige Leiste auf der linken Seite) „Optionen“   
4. wählen Sie nun in der Menü-Leiste „Sicherheitscenter“
  bzw.
   
5. und wählen Sie dann rechts die  "Einstellung für das Sicherheitscenter“    
bzw. 
   
6. Es öffnet sich ein weiteres Fenster:

Klicken Sie in der Bearbeitungsleiste links auf
 

Im rechten Fenster wählen Sie „Alle Makros aktivieren“ und „Zugriff auf das VBA-Projektobjektmodell vertrauen“:
 

Hinweis: Word warnt davor, alle Makros zu aktivieren. Sollten Sie an Ihrem Rechner auch Word-Dokumente öffnen, deren Urheber Sie nicht kennen (z.B. aus dem Internet), wählen Sie „Alle Makros mit Benachrichtigung deaktivieren“. Sie müssen dann bei jedem Öffnen einer Datei des digitalen Sitzungsbuches die Makro-Verwendung zulassen, um mit dem Sitzungsbuch arbeiten zu können.
7. Bestätigen Sie die Änderung mit Klick auf die Schaltfläche „OK“ am unteren rechten Bildschirmrand.

4. Buchen vorbereiten

BUCHEN auf dem digitalen Kassenbuch bedeutet, die Konto-Bewegungen in das digitale Kassenbuch einzutragen.

4.1 Daten sichern

Sie schützen das Kassenbuch vor dem Einblick einer anderen Person und sichern Ihre Daten, indem Sie die Datei auf einem Datenträger speichern und diesen anschließend verschließen. Ist die Datei auf einem Rechnerlaufwerk bzw. auf einem Server gespeichert, ist sie durch ein Kennwort zu sichern (Gesetz über die Abhaltung, Verwaltung und Verwendung von Spenden und Kollekten – Ergänzung). Machen Sie immer eine zweite Sicherheitskopie vom Kassenbuch, da ein externer Datenträger nicht unbegrenzt haltbar ist.

TIPP: Informieren Sie sich, ob von Ihren Daten auf dem Rechnerlaufwerk bzw. auf dem Server regelmäßig eine Sicherheitskopie gemacht wird.

TIPP: Übernehmen Sie z. B. im Rahmen Ihrer Tätigkeit im Kirchenvorstand das Buchen auf dem digitalen Kassenbuch und nutzen Ihren privaten Rechner, dann speichern Sie das Kassenbuch nicht auf Ihrem Rechner, sondern auf einem externen Speichermedium (z. B. einem Datenstick), den Sie gut verschließen. Denken Sie auch hier an eine Kopie auf einem zweiten externen Speichermedium. 

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4.2  Buchungsprotokolle unterschreiben, abheften und binden

Nach dem Ausdrucken der Buchungen (Buchungsprotokolle) ist jedes einzelne Blatt vom zuständigen Geistlichen oder Kirchenvorstand zu unterschreiben (Gesetz über die Abhaltung, Verwaltung und Verwendung von Spenden und Kollekten – Ergänzung).

Für das Abheften der Buchungsprotokolle darf nur ein Ordner verwendet werden (►KA 1993, Stück 8, Nr. 116 und Gesetz über die Abhaltung, Verwaltung und Verwendung von Spenden und Kollekten – Ergänzung). Wird dieser Ordner abgeschlossen, sind die Buchungsprotokolle zu binden.

HINWEIS: Im Titelblatt des Spenden- und Kollektenbuches ist anzugeben, wo ein etwaiger Bargeldbestand aufbewahrt wird. (Gesetz über die Abhaltung, Verwaltung und Verwendung von Spenden und Kollekten)
Hinweis: Als Anlage zum Treuhandbuch sowie Spenden- und Kollektenbuch ist eine fortlaufende Liste erteilter Lastschrifteneinzugsermächtigungen und Daueraufträge der jeweiligen Konten zu führen Gesetz über die Abhaltung, Verwaltung und Verwendung von Spenden und Kollekten – Ergänzung.

Die Anleitung Buchen auf dem digitalen Kassenbuch führt Sie durch Ihre ersten Buchungen.

Ihnen wünschen wir viel Erfolg!

 

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Ihre Ansprechpartner zum Thema sind: Anwenderbetreuung Kassen-/Sitzungsbuch (Erzbischöfliches Generalvikariat)
Dieser Eintrag wurde am 01.02.2021 von Kathrin Greskötter bearbeitet.

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