Verwaltungshandbuch

für das Erzbistum Paderborn

Pfarrnachrichten erstellen und verbreiten

Pfarrnachrichten erstellen (als Broschüre)

Wer macht was?
Pfarrsekretärin

Pfarrsekretär/in mit Schwerpunkt Medienerstellung

Ansprechperson Pfarrer (Leiter des Pastoralen Raums)

Pfarrer

Kirchenvorstand

Pastoralteam

Dienstleister (extern)

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Pfarrnachrichten erstellen (als Broschüre)

Die Pfarrnachrichten sind ein wichtigstes Medium für die Öffentlichkeitsarbeit einer Kirchengemeinde. In den Pfarrnachrichten werden in der Regel die Gottesdienstzeiten, die Messintentionen, die Veranstaltungen der Gruppen und Verbände sowie sonstige Informationen bekannt gegeben. In dieser Arbeitsablaufbeschreibung wird dargestellt, wie ein Redaktionsteam die Pfarrnachrichten als 14täglich erscheinende Broschüre erstellt. Die Arbeiten werden in der Regel im Pfarrbüro vorgenommen, durch eine Pfarrsekretärin/ einen Pfarrsekretär und ehrenamtlich Mitarbeitende.

Pfarrsekretär/in mit Schwerpunkt Medienerstellung

Mitteilungen und Texte entgegennehmen und sammeln

Mitteilungen und Texte werden von den Kontaktbüros (bei gemeinsamen Pfarrnachrichten), Gruppen, Verbänden usw. telefonisch, schriftlich oder elektronisch ans gemeinsame Büro gegeben. Idealerweise werden sie in einer Form geschickt, die keine weitere Bearbeitung oder Neuerfassung erfordert (z.B. Word-Datei als Mail-Anhang).

Material für Pfarrnachrichten für die Besprechung des Redaktionsteams ausdrucken

im Redaktionsteam besprechen, welche Texte in den Pfarrnachrichten in welcher Reihenfolge erscheinen sollen

Dem Redaktionsteam gehören idealerweise neben der Pfarrsekretärin ehrenamtliche Mitarbeiter an, die einzelne Aufgabenbereiche abdecken können (z.B. Kinderseite gestalten, fotografieren und Fotos bearbeiten, Texte verfassen).

Ergebnis der Redaktionssitzung für die weitere Arbeit notieren

Geschieht während der Redaktionssitzung.

wenn nötig, besondere Aufgaben im Redaktionsteam verteilen

bei Bedarf:Auftrag für Covergestaltung (Heftumschlag) extern vergeben

Termine für die Fertigstellung setzen
Der Kirchenvorstand kann für die Beauftragung und die Anweisung der Rechnungen zur Herstellung der Pfarrnachrichten auch eine Vollmacht erteilen.

bei Bedarf:Auftrag für Druck des Umschlags erteilen

Vorwort schreiben

Vorwort des Pastoralteams für die Pfarrnachrichten übernehmen

neue Ausgabe der Pfarrnachrichten erstellen

Datei anlegen und angelegte Datei speichern.
In der Regel wird eine Vorlage in Word oder ein Programm (z.B. Publisher) für die Gestaltung der Pfarrnachrichten verwendet.

Gottesdienstzeiten und Messintentionen aus der elektronischen Gottesdienstplanung für die Veröffentlichung in den Pfarrnachrichten exportieren

Zur elektronischen Verwaltung von Gottesdienstzeiten, Zelebranten und Messintentionen siehe das Programm TeRMIn.

Informationen aus dem Pfarrbüro für die Pfarrnachrichten heraussuchen und ins Formular für die Pfarrnachrichten übernehmen

z.B. Taufen, Sterbefälle usw.

zugeschickte Texte und Mitteilungen überarbeiten und an entsprechender Stelle in den Pfarrnachrichten einfügen

Gesichtet und sortiert werden die zugeschickten Texte bereits in der Sitzung des Redaktionsteams. Vor oder beim Einfügen der Texte in die Pfarrnachrichten müssen diese z.T. überarbeitet werden.

Gestaltung (Layout) und Rechtschreibung überprüfen

Besonderheiten hervorheben (z.B. Osterliturgie an besonderer Stelle platzieren), gegebenenfalls Texte verschieben

Bilder, Sprüche oder sonstige Texte suchen

Internetrecherche oder Pfarrbriefservice nutzen unter ww.pfarrbriefservice.de

Bilder, Sprüche oder sonstige Texte einfügen

Mit Clip-Arts und Bildern werden die Texte ergänzt/ vervollständigt. Sprüche oder sonstige Texte werden benötigt, um die Pfarrnachrichten ansprechend zu gestalten und freien Platz zu füllen.

Layout und Rechtschreibung erneut überprüfen

Entwurf an Pfarrer zur Prüfung geben

Die abschließende Redaktion und Freigabe sollte der Verantwortliche für die Veröffentlichung wahrnehmen. Dies ist in der Regel der Pfarrer. Diese Aufgabe kann jedoch auch delegiert werden.

prüfen und zustimmen oder Änderungen/Ergänzungen veranlassen

Entwurf zur weiteren Bearbeitung an Sekretariat geben

Änderungen des Pfarrers einarbeiten

Pfarrnachrichten zum Druck geben

Pfarrnachrichten drucken, falzen und heften

In der Regel ist ein Kopiergerät vorhanden, auf dem diese Arbeiten im Büro am Sitz des Leiters ausgeführt werden. Es fällt dann Arbeitszeit im Pfarrbüro für die Herstellung an.
Es ist in der Regel mit vergleichbaren Kosten verbunden, den Druck durch eine Druckerei zu beauftragen. Dafür ist dann das Verfahren der Datenübergabe und Rechnungsstellung zu klären (ggf. Vollmacht).
Druckkosten werden in der Regel über den gemeinsamen Pastoralverbundsetat abgerechnet.

Pfarrnachrichten zur Abholung bereitlegen, auslegen oder für die Zustellung weiterleiten

Die folgenden Schlagworte wurden dem Artikel zugewiesen: Pfarrnachrichten

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Zielgruppen des Themas sind: Leiter des Pastoralen Raumes, Büro - Ansprechperson, Büro - Pfarrsekretariat, Pastoralteam, Dienstleister (extern)
Dieser Eintrag wurde am 06.03.2020 von Nadine Küpke bearbeitet.

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