Verwaltungshandbuch

für das Erzbistum Paderborn

Pfarrnachrichten erstellen und verbreiten

Entscheidungshilfe: Pfarrnachrichten selbst drucken oder durch externen Anbieter drucken lassen?

Inhalt:
1. Umfang der Pfarrnachrichten, Häufigkeit der Ausgabe und Höhe der Auflage 2. Druckmenge 3. Druckerkosten 4. Räumliche und personelle Situation im Pfarrbüro 5. Angebote von Druckereien 6. Kostenvergleichsberechnung 7. Entscheidungskriterien

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Entscheidungshilfe: Pfarrnachrichten selbst drucken oder durch externen Anbieter drucken lassen?

Im Pastoralen Raum oder im Pastoralverbund stellt sich – besonders, wenn Veränderungen anstehen – die Frage, ob die Pfarrnachrichten weiter im Pfarrbüro gedruckt werden sollen oder ob ein Druckauftrag an einen externen Anbieter vergeben werden soll. Um eine sachliche Entscheidung treffen zu können, müssen zunächst die Fakten ermittelt werden, die für eine Kostenvergleichsberechnung und für eine Entscheidung notwendig sind.

1. Umfang der Pfarrnachrichten, Häufigkeit der Ausgabe und Höhe der Auflage

Stellen Sie zunächst die aktuelle Situation fest: Werden die Pfarrnachrichten für jede Pfarrei erstellt oder gibt es Pfarrnachrichten für den Pastoralverbund / Pastoralen Raum? Wie viele Seiten umfassen die Pfarrnachrichten und wie häufig erscheinen sie? Wie hoch ist die Auflage pro Ausgabe?

Stellen Sie den Bedarf fest: Entsprechen die aktuellen Pfarrnachrichten auch dem künftigen Bedarf oder sind Änderungen geplant?

2. Druckmenge

Um Druckkosten vergleichen zu können, stellen Sie zunächst die Druckmenge fest. Dabei ist es sinnvoll von einseitig bedruckten DIN A 4-Seiten auszugehen (auch wenn doppelseitig bedruckt wird), weil sich Wartungskosten für Drucker in der Regel auf DIN A 4-Ausdrucke beziehen. Der doppelseitige Druck wirkt sich nur auf die Papierkosten aus.

Die Druckmenge sind die zu druckenden Seiten in einem definierten Zeitraum (empfohlen wird der Zeitraum 1 Jahr).

Formel zur Berechnung der Druckmenge:

zu bedruckende DIN A 4-Seiten x Auflage x Häufigkeit des Drucks pro Zeitraum

3. Druckerkosten

Bei der Ermittlung der Druckerkosten werden sowohl die Anschaffungskoten wie auch die Betriebskosten beachtet.

a. Anschaffungskosten

Beim vorhandenen Drucker stehen die Anschaffungskosten fest (siehe Inventarliste). Bei einem neu anzuschaffenden Drucker hängen die Kosten unter anderem von der Ausführung (Farb- oder S/W-Drucker) und der Leistungsfähigkeit (Drucke pro Minute) und Zusatzfunktionen (Falzen, Heften) ab. Bei Druckern geht man von einer Lebensdauer (Abschreibungszeitraum) von 5 Jahren aus. Lassen Sie sich Angebote machen oder durch die ►Hauptabteilung Finanzen, Referat Beschaffung im Erzbischöflichen Generalvikariat, beraten

Die Anschaffungskosten eines Druckers wirken sich nach folgender Formel auf die Druckkosten pro DIN A 4-Seite aus:

Anschaffungskosten / 5 Jahre / Anzahl der (gesamten) Drucke pro Jahr

b. Betriebskosten

Die Betriebskosten eines Druckers setzten sich aus Tonerverbrauch, Stromverbrauch, Wartung und Reparaturen zusammen. Alle anfallenden Kosten eines Jahres werden auf die Anzahl der Drucke pro Jahr für die Kostenermittlung umgerechnet. Falls ein Wartungsvertrag für den Drucker abgeschlossen wurde oder wird, setzen Sie die Kosten des Wartungsvertrags (ca. 0,5 Cent pro S/W-Druck und 5 Cent pro Farbdruck) an.

Eine Alternative zur Anschaffung eines Druckers ist das Leasen eines entsprechenden Gerätes. In diesem Fall müssen keine Anschaffungskosten berücksichtigt werden, es fallen durch die Leasingraten aber höhere Betriebskosten an. Leasingraten setzten sich zusammen aus Kosten für das Gerät, für Verschleißteile, für Wartung, für Toner und zum Teil auch für Versicherungen. Ein Kostenvergleich für geleaste Drucker ist daher nicht einfach. Leasinggeräte bieten den Vorteil, dass sie nach Ablauf der Leasingdauer durch ein neues Gerät ersetzt werden. Damit ist das Pfarrbüro in der Ausstattung technisch stets auf einem neuen Stand.

4. Räumliche und personelle Situation im Pfarrbüro

Nicht nur die Ausstattung des Pfarrbüros, auch die räumliche und personelle Situation im Pfarrbüro nimmt Einfluss auf die Entscheidung, ob die Pfarrnachrichten im Pfarrbüro oder durch einen externen Anbieter gedruckt werden sollen. Hat die Sekretärin genug Arbeitszeit zur Verfügung, um sich um den Ausdruck der Pfarrnachrichten zu kümmern (Personalschlüssel beachten)? Gibt es eventuell ehrenamtliche Helfer? Stört das Drucken der Pfarrnachrichten den Sekretariatsbetrieb (Standort des Druckers)?

Druckt die Sekretärin die Pfarrnachrichten, werden auch Personalkosten in die Druckkosten eingerechnet. Dafür wird zunächst die Druckzeit ermittelt:

Anzahl der Drucke / Leistungsfähigkeit des Druckers (Drucke pro Minute)

Die Sekretärin steht nicht am Drucker, währen dieser läuft, aber sie nimmt die Ausdrucke heraus, füllt Papier nach, beseitigt Druckstaus usw. Ein Anteil der Druckzeit wird für die Arbeitszeit der Sekretärin angesetzt (Arbeitszeit schätzen oder durch Aufschreiben ermitteln). Die ermittelten Stunden multiplizieren Sie mit einem Stundensatz (Lohn + Arbeitgeberanteil + Aufschlag für Rüstzeiten = ca. 30,00 € pro Stunde).

Die so ermittelten Personalkosten rechnen Sie auf die Anzahl der Ausdrucke um:

Stundensatz * Stunden / Ausdrucke pro Ausgabe der Pfarrnachrichten

5. Angebote von Druckereien

Holen Sie – wenn möglich –Angebote von mehreren Druckereien ein. Damit die Angebote vergleichbar sind, muss die zu erbringende Leistung genau definiert sein:

Druckaufträge pro Jahr / Wie viele Ausgaben?
Umfang der Auflage / Wie viele Seiten?
Auflagenhöhe / Wie viele Exemplare pro Ausgabe?
Qualität (s/w oder farbig, Papierqualität, Umschlag aus Karton)
falzen, heften?
Nebenleistungen (z.B. Anlieferung)

Für die Auswahl einer Druckerei ist nicht nur der Preis maßgeblich. Kriterien sind auch: Zuverlässigkeit, Ortansässigkeit (wenn Ausdrucke abgeholt werden müssen), Engagement des Inhabers der Druckerei in der Pfarrgemeinde und Ähnliches.

6. Kostenvergleichsberechnung

Für eine Kostenvergleichsberechnung definieren Sie die Menge, die der Berechnung zugrunde gelegt werden soll, z.B. 2.000 Pfarrnachrichten (-hefte). Die Druckkosten für die definierte Menge von Pfarrnachrichten werden für den Druck im Pfarrbüro ermittelt und mit den Angeboten der Druckereien verglichen.

bezogen auf Druckmenge	eigener Drucker	geleaster Drucker	Angebot A	Angebot B
Gesamtkosten für Druck der Pfarrnachrichten
Anschaffungskosten für Drucker		---	---	---
Betriebskosten für Drucker			---	---
Leasingkosten für den Drucker	----		---	---
Papierkosten			---	---
anteilige Personalkosten			---	---
Druckkosten (Druckerei)	---	---
Nebenkosten für externen Druck	---	---

7. Entscheidungskriterien

Folgende Kriterien können helfen, eine Entscheidung zu treffen, ob die Pfarrnachrichten im Pfarrbüro oder durch einen externen Anbieter gedruckt werden sollen:

Für Drucken im Pfarrbüro:

Für Druck durch externen Anbieter:

Die Anschaffung eines neuen (größeren) Druckers oder Multifunktionsgerätes macht sich eher bezahlt (amortisiert sich eher), wenn die Pfarrnachrichten im Pfarrbüro gedruckt werden.
Es liegt ein günstiges Leasingangebot vor.
Durch die Anschaffung oder das Leasen eines neuen Druckers würden auch andere Arbeitsbereiche im Pfarrbüro profitieren.
Das Drucken der Pfarrnachrichten übernehmen ehrenamtliche Mitarbeiter.
Für den Drucker/Risograhen (Schnelldrucker) gibt es in einem Nebenraum Platz, sodass der laufende Betrieb im Pfarrbüro durch das Drucken nicht gestört wird.
Die Vorlaufzeit für den externen Druck verkürzt die Redaktionszeit für die Pfarrnachrichten (Stress für die Sekretärin/das Pfarrnachrichtenteam).
Durch die Vorlaufzeit beim externen Druck verlieren die Pfarrnachrichten (besonders wöchentlich herausgegebene) möglicherweise ihre Aktualität.

Ein günstiges Angebot für den Druck der Pfarrnachrichten liegt vor.
Das Druckbild des externen Anbieters ist besser als das des Druckers im Pfarrbüro.
Der vorhandene Drucker verfügt nicht über die Funktionen Falten und Heften.
Für das Drucken der Pfarrnachrichten soll kein neuer Drucker angeschafft werden.
Das Drucken stört den Betrieb im Pfarrbüro.
Die Pfarrsekretärin hat nicht genug Arbeitszeit fürs Drucken der Pfarrnachrichten zur Verfügung.
Die Personalkostenquote soll gesenkt werden.