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Gre­mi­en- und Grup­pen­ar­beit un­ter­stüt­zen Sit­zung Kir­chen­vor­stand ge­stal­ten Sit­zung nach­be­ar­bei­ten

Pro­gramm: Di­gi­ta­les Sit­zungs­buch zum Vor­be­rei­ten, Ein­la­den und Pro­to­kol­lie­ren von Kir­chen­vor­stands­sit­zun­gen

Kir­chen­vor­stands­ar­beit er­folgt unter Re­gu­la­ri­en, die den Ver­ant­wort­li­chen häu­fig Zeit weit über die Dauer der Sit­zung hin­aus ab­ver­lan­gen: Ein­la­dung in Schrift­form, Pro­to­koll­buch, Geneh­migung durch drei Unter­schriften, Aus­zü­ge in mehr­fa­cher Aus­fer­ti­gung…

Mit dem di­gi­ta­len Sit­zungs­buch wird die­ser Auf­wand auf das Nö­tigs­te re­du­ziert. Wenn der Kir­chen­vor­stand zu­sam­men­tritt, sind alle nö­ti­gen Un­ter­la­gen vor­be­rei­tet. Zum Ab­schluss der Sit­zung sind in we­ni­ger als einer Vier­tel­stun­de alle Pa­pie­re er­stellt. Die An­we­sen­den kön­nen un­mit­tel­bar un­ter­schrei­ben. Die Um­set­zung der Be­schlüs­se kann di­rekt be­gin­nen.

  • The­men für die Sit­zung wer­den in Ar­beits­tei­lung und ge­führt als Sit­zungs­vor­la­gen for­mu­liert.
  • Alle Sit­zungs­vor­la­gen wer­den di­gi­tal an einem ge­mein­sa­men Ort ge­sam­melt.
  • Die Ta­ges­ord­nung ent­steht durch Aus­wahl und Über­nah­me der vor­lie­gen­den Sit­zungs­vor­la­gen.
  • Die Ein­la­dung mit An­la­gen wird au­to­ma­tisch als Se­ri­en­brief er­stellt.
  • Das Pro­to­koll ent­steht ge­führt wäh­rend der Sit­zung. Dabei wer­den die In­hal­te der Sit­zungs­vor­la­gen au­to­ma­tisch über­nom­men.
  • Pro­to­koll und Aus­zü­ge aus dem Sit­zungs­buch wer­den au­to­ma­tisch zum Aus­druck er­stellt…
  • …und kön­nen un­mit­tel­bar in der Sit­zung ge­neh­migt, un­ter­schrie­ben und ge­sie­gelt wer­den.
  • Das An­schrei­ben für die Wei­ter­ga­be der Be­schlüs­se an den Ge­mein­de­ver­band wird au­to­ma­tisch mit er­stellt. Die Be­schlüs­se kön­nen so­fort zur Post.
  • Die Ab­la­ge der num­me­rier­ten Pro­to­koll-Aus­dru­cke er­setzt das Sit­zungs­buch.
Die fol­gen­den Schlag­wor­te wur­den dem Ar­ti­kel zu­ge­wie­sen: Kir­chen­vor­stand - Pro­to­koll, Kir­chen­vor­stand - Ar­beits­wei­se, Sit­zungs­buch
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Ihre An­sprech­part­ner zum Thema sind: An­wen­der­be­treu­ung Kas­sen-/Sit­zungs­buch (Erz­bi­schöf­li­ches Ge­ne­ral­vi­ka­ri­at)
Ziel­grup­pen des The­mas sind: Kir­chen­vor­stand - Pro­to­kol­lant, Kir­chen­vor­stand - Ge­schäfts­füh­rung, Büro - Pfarr­se­kre­ta­ri­at
Die­ser Ein­trag wurde am 17.02.2020 von Na­di­ne Küpke be­ar­bei­tet.

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