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Büroalltag organisieren

12 Zutaten für gelingende Online-Meetings

vgl. Frisch / Greene (2020). Havard Business Review; übersetzt aus dem Englischen von Philip Lahrmann

Nicht im selben Raum mit Kollegen zusammenzuarbeiten, könnte zu einer der größten Herausforderungen der kommenden Wochen werden. Um virtuelle Arbeitstreffen erfolgreich umzusetzen, wird es vermutlich notwendig sein, unsere Gewohnheiten zu verändern. Aber schon kleine Investitionen in die Vorbereitung zahlen sich aus.

  1. Video nutzen. Um Allen das Gefühl zu geben, am „selben“ Meeting teilzunehmen, sollten Videokonferenzen statt klassischer Telefonkonferenzen genutzt werden. Video-Übertragungen helfen, das Treffen persönlich zu machen und die Teilnehmenden engagiert zu halten.

  2. Unter diesen Vorzeichen sollte zusätzlich auch immer eine Audio-Einwahl-Option angeboten werden. Videokonferenzen können sehr gut funktionieren, aber sie sind von starken Internetverbindungen abhängig, die nicht immer verfügbar sind. Teilnehmende brauchen die Möglichkeit, per Audio/Telefon teilzunehmen. Dabei sollten Sie aber klar machen, dass die Videokonferenz die neue Norm ist.

  3. Die Technik sollte im Voraus getestet werden. Nichts würgt das Momentum eines beginnenden Meetings mehr ab, als eine 15 minütige Verspätung, weil Teilnehmende die Software herunterladen müssen, ihr Video nicht ans Laufen bekommen, etc. Vor Beginn eines virtuellen Meetings sollten alle Teilnehmenden die Technik testen und sicherstellen, dass sie sicher und komfortabel in deren Anwendung sind. Hinweis: Videokonferenzen mit Kunden machen es für ihre Mitarbeitenden ggf. erforderlich, sich mit mehreren verschiedenen Software Paketen vertraut zu machen.

  4. Stellen Sie sicher, dass Gesichter sichtbar sind. Videokonferenzen sind effektiver wenn man Gestik, Mimik und Körpersprache sehen kann. Bitten Sie einzelne Teilnehmende nah vor ihrer Webcam zu sitzen, um das persönliche Erleben eines direkten Gesprächs nachzuempfinden.

  5. Wenden Sie Ihr normales Einmaleins für Arbeitstreffen an. Vor dem Gespräch sollten klare Ziele bzw. eine Agenda formuliert sein und vorab an Alle verteilt worden sein. Während der Videokonferenz nutzen Sie Ihre vorbereitete Agenda, setzen Sie Gesprächsregeln, machen Sie Pausen und treffen Sie klare Vereinbarungen zu den nächsten Schritten (nach jedem Abschnitt und am Ende des Meetings).

  6. Halten Sie Meetings kurz. Das Einzige was schlimmer ist als eine zu lange Präsentation während eines echten Treffens, ist eine zu lange Präsentation während eines virtuellen Treffens. In Videokonferenzen sollte es um Austausch und Diskussion gehen. Hintergrundinformationen sollten Sie im Voraus zur Verfügung stellen (ggf. als Email, PDF – oder auch als vorher aufgenommenes Video). Wenn jemand etwas während der Videokonferenz vorstellen muss, nutzen Sie die Funktion „Bildschirm teilen“. Teilnehmende können so sprichwörtlich „auf derselben Seite sein“. Aber setzen Sie die Prio in der Videokonferenz auf Abstimmung und Austausch, um die Zeit zu steigern, in der sich Ihre Teilnehmenden sehen.

  7. Check-Ins nutzen. Auch wenn wir keine Fans von pädagogischen Spielchen sind, ist es wichtig jede Möglichkeit zu nutzen, um persönliche Beziehungen zu stärken, wenn Menschen sich isoliert fühlen. Es ist wichtig zu wissen, wie es Ihren Teilnehmenden geht, ob es nah stehende Menschen gibt, die am Virus erkrankt sind, etc.. Es lohnt sicher daher, eine angemessene Einstiegsrunde zu machen.

  8. Bestimmen Sie einen Moderator. Es ist schwieriger, eine virtuelle Diskussion zu moderieren. Es kann helfen, einer Person den Auftrag zu geben, die Gruppe durch die Videokonferenz zu führen, damit sich alle anderen Teilnehmenden auf den Inhalt konzentrieren können. Der Moderator kann auch ein Warteschlangen-Prinzip nutzen, um die Gesprächsdynamik zu steuern und sicherzustellen, dass Alle gehört werden. Der Moderator sollte auch einfache Fragen zu der eingesetzten Software beantworten bzw. lösen können.

  9. Wortmeldungen aufrufen. Jeden in die Diskussion einzubinden, ohne sich gegenseitig aus Versehen ins Wort zu fallen, ist eine der größten Herausforderungen bei der Durchführung einer Videokonferenz. Um dem vorzubeugen, empfehlen wir, Teilnehmende nacheinander aufzurufen. Eine Möglichkeit das umzusetzen kann sein, virtuell „um den Tisch zu gehen“ bevor es zu einer finalen Entscheidung kommt. Einige Softwarelösungen bieten sogar die Möglichkeit, seine „Hand zu heben“ wenn man was sagen möchte. Das hilft dem Moderator, die Diskussion zu einem Abschluss und Ergebnis zu führen, ohne die Gefahr, wichtige Beiträge introvertierter Teilnehmender nicht zu hören.

  10. Rückmeldungen während des Meetings nutzen. Es kann eine Herausforderung sein, hochwertige Rückmeldungen während der Videokonferenz einzusammeln und zu verarbeiten, gerade weil auch die visuellen und nonverbalen Hinweise schwerer zu lesen sind. Nutzen Sie handybasierte Umfrage-Tools (z.B. Doodle, Poll Everywhere, etc.), um in Echtzeit während der Videokonferenz Rückmeldungen zu spezifischen Themen und Fragen von Ihren Teilnehmenden einzusammeln. Teilnehmende brauchen in der Regel klare Instruktionen, wie man ein solches System nutzt. Und es braucht Übung. Aber Gruppen bekommen den Dreh schnell raus und der Aufwand lohnt sich.

  11. Haben Sie keine Angst, heikle Themen anzusprechen. Sich virtuell zu treffen und zu allen Themen auszutauschen, ist lernbar. Sie werden begeistert sein, wie viel Sie damit erreichen sobald Sie und Ihr Team sich mit dieser neuen Arbeitsweise vertraut gemacht haben. Es mag eine Tendenz geben, schwierige Themen zu verschieben und zu warten, bis sich alle wieder persönlich treffen können. Aber je nach Thema könnte das Verschieben keine Option sein. Also schrecken Sie nicht zurück, auch kontroverse Themen mit Videokonferenzen in die Bearbeitung zu bringen.

  12. Machen Sie ein oder zwei Probe-Meetings. Führen Sie Ihre nächste Teamsitzung virtuell durch und setzen Sie das Thema „Videokonferenz lernen“ bewusst auf die Agenda, um Zeit dafür zu reservieren. Jeder versucht, sich in die Videokonferenz ohne Unterstützung einzuwählen. Am Ende des Meetings reflektieren Sie die neuen gemeinsamen Erfahrungen und sichern die Schlussfolgerungen bzw. Lernergebnisse für das nächste Mal. Was hat gut funktioniert, was auch nicht? Wie können wir unsere virtuellen Treffen so weiterentwickeln, um sie so produktiv zu machen wie persönliche Treffen?

Quelle: https://hbr-org.cdn.ampproject.org/c/s/hbr.org/amp/2020/03/what-it-takes-to-run-a-great-virtual-meeting

Hinweis: Möglichkeiten, Videokonferenzen zu organisieren, gibt es z.B. mit der kostenfreien Version von Blizz:https://www.blizz.com/de/download (max. 5 Teilnehmende bei der kostenlosen Version).

Hier finden Sie eine Blizz Kurzanleitung.

Hier finden Sie ein ausführliches Dokument mit Antworten zu häufigen Fragen beim Arbeiten mit Blizz.

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Dieser Eintrag wurde am 22.01.2021 von Kathrin Greskötter bearbeitet.

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